Privacybeleid

Wat is dit privacybeleid?

Dit is ons gegevensbeschermings- en privacybeleid dat uitlegt wie we zijn, waarom en hoe we persoonsgegevens verwerken en, als het gaat om persoonsgegevens die u betreffen, welke rechten u heeft en hoe u contact met ons kunt opnemen als u dit nodig heeft.

Wie zijn we?

Wij zijn Ricoh Document Center Zuid BV. Onze contactgegevens en andere informatie staan beschreven aan het einde van dit beleid. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de persoonsgegevens die verwerkt worden in overeenstemming met dit beleid (tenzij in dit beleid anders aangegeven).

Wiens persoonsgegevens verwerken we?

We kunnen uw persoonsgegevens verwerken als:

• U een klant of een leverancier van ons bent.
• U onze producten of diensten gebruikt.
• U voor een klant of een leverancier van ons werkt, of voor iemand die onze producten of diensten gebruikt.
• U iemand bent (of u werkt voor iemand) aan wie wij onze goederen of diensten willen adverteren of aan wie wij onze producten of diensten willen vermarkten. In dit geval hebben wij uw gegevens misschien rechtstreeks van u verkregen (bijvoorbeeld via onze website of op een beurs of tentoonstelling) of van een andere bron.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken die wij hetzij van u hebben verkregen hetzij op andere wijze. De persoonsgegevens die u betreffen en die wij verwerken kan de onderstaande informatie bevatten.

Uw persoonsgegevens

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken, waaronder:

• Uw naam.
• Voor wie u werkt en uw functie of afdeling.
• Uw adres, telefoonnummer, e-mailadres of andere contactgegevens (deze gegevens kunnen betrekking hebben op uw werk of op u persoonlijk, afhankelijk van de aard van onze relatie met u of de persoon voor wie u werkt).

Informatie die we verkrijgen uit de communicatie met ons

We kunnen de informatie, die we hebben verkregen door met u te communiceren, verwerken, waaronder:

• Informatie over u die u ons geeft door telefonisch, per e-mail, via onze website, via sociale media of anderszins met ons te communiceren.
• Informatie die u ons geeft of die we verkrijgen wanneer u onze website gebruikt, onze goederen of diensten koopt of u erop abonneert, ons goederen of diensten levert, vraagt naar een product, een bestelling plaatst, deelneemt aan een wedstrijd, promotie of enquête, of contact met ons opneemt om een probleem te melden of een van deze dingen te doen namens de persoon voor wie u werkt.

Informatie over onze omgang met u of met de persoon voor wie u werkt

We kunnen informatie verwerken met betrekking tot onze omgang met u of de persoon voor wie u werkt, waaronder:

• Informatie met betrekking tot transacties met ons waarbij u of de persoon waarvoor u werkt betrokken zijn (bijvoorbeeld details over goederen of diensten die wij hebben geleverd aan of verkregen van u of de persoon voor wie u werkt).
• Andere informatie die betrekking heeft op u en die wij nodig hebben om te verwerken om een overeenkomst met u of de persoon voor wie u werkt te sluiten of uit te voeren (bijvoorbeeld de informatie over eventueel benodigde vergunningen om te werken en informatie verkregen van kredietreferentiesbureaus waar dit noodzakelijk is om ons in staat te stellen passende controles uit te voeren met betrekking tot overeenkomsten met u of iemand anders waarvoor u werkt of anderszins verbonden bent).
• Informatie over evenementen waarvoor u of aan u gerelateerde personen zijn uitgenodigd en uw persoonsgegevens en voorkeuren voor zover deze informatie relevant is voor het organiseren en beheren van deze evenementen (bijvoorbeeld uw dieetwensen).
• Informatie over u die u ons verstrekt of die wij anderszins verkrijgen wanneer u ons bezoekt (bijvoorbeeld als u zich aanmeldt of op CCTV wordt vastgelegd terwijl u ons bezoekt, of u ons de registratiegegevens van uw voertuig verstrekt).

Welke persoonsgegevens verwerken wij wanneer u onze website gebruikt?

Informatie die we van u ontvangen wanneer u onze website gebruikt, omvat:

• technische informatie, inclusief het internetprotocol (IP)-adres dat wordt gebruikt om uw computer met internet te verbinden, uw aanmeldingsgegevens, browsertype en -versie, tijdzone instelling, typen en versies van browserplug-ins, besturingssysteem en platform;
• informatie over uw bezoek, inclusief de volledige Uniform Resource Locators (URL), klikstream naar, via en vanaf onze website (inclusief datum en tijd), producten die u hebt bekeken of gezocht, responstijden van pagina’s, downloadfouten, duur van bezoeken aan bepaalde pagina’s, pagina-interactie-informatie (zoals scrollen, klikken en het bewegen van uw muis over specifieke onderdelen), methoden die worden gebruikt om van de pagina weg te bladeren, en elk telefoonnummer dat wordt gebruikt om ons klantenservicenummer te bellen of de social media schermnamen, gebruikt om verbinding te maken met ons klantenserviceteam.

Cookies

Ons gebruik van cookies om persoonsgegevens te verwerken, wordt uitgelegd in ons cookiebeleid, waarvan wij u verzoeken het te lezen.

Wat doen we met uw persoonsgegevens?

We kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

• Om overeenkomsten aan te gaan en uit te voeren met u of de persoon voor wie u werkt.
• Om:
  ◦ Goederen en diensten te leveren aan klanten of andere gebruikers van die goederen en diensten;
  ◦ Goederen en diensten te betrekken van leveranciers;
  ◦ Onze relaties met klanten, leveranciers of andere gebruikers van onze goederen en diensten te beheren en te administreren; wanneer u of de persoon voor wie uw werkt de relevante klant, gebruiker of leverancier van die goederen of diensten voor deze doeleinden kan zijn.

• Om te adverteren, te vermarkten en informatie over onze goederen en diensten te verstrekken. Dit kan zijn via direct marketingcommunicatie (zoals e-mails) of telefoongesprekken. Dit kan omvatten het maken van suggesties en aanbevelingen over goederen of diensten die u of de persoon voor wie u werkt, en het zal waar relevant onderworpen zijn aan uw aangegeven voorkeuren.
• Om onze website onder onze voorwaarden en voor interne operaties te beheren, inclusief probleemoplossing, en data-analyse, testen, onderzoek, statistische en enquêtedoeleinden.
• Om onze site te verbeteren om ervoor te zorgen dat inhoud op de meest effectieve manier voor u en voor uw computer wordt gepresenteerd.
• Om onze website en andere systemen veilig en beveiligd te houden.
• Om de effectiviteit van advertenties te meten of te begrijpen die we aan u en anderen aanbieden, en om relevante advertenties te leveren.

Aan wie verstrekken wij uw persoonsgegevens?

We kunnen uw persoonsgegevens delen met:

• Ieder lid van onze groep, hetgeen betekent onze dochtervennootschappen, onze uiteindelijke holding maatschappij en haar dochtervennootschappen.
• Relevante derde partijen waaronder:
  ◦ onze zakelijke partners, klanten, leveranciers en onderaannemers voor de uitvoering van iedere overeenkomst die wij aan gaan of andere transacties die we hebben in de normale gang van zaken met u of de persoon voor wie u werkt;
  ◦ onze auditors, juridische adviseurs en andere professionele adviseurs of dienstverleners;
  ◦ kredietinformatiebureaus voor het beoordelen van uw credit score wanneer dit in de context is van het aangaan van een overeenkomst met u of de persoon voor wie u werkt;
  ◦ marketingpartners die ons helpen met het verzorgen van nieuwsbrieven, brochures, etc.
• Met betrekking tot informatie verkregen via onze website:
  ◦onze adverteerders en advertentienetwerken die de gegevens nodig hebben om relevante advertenties voor u en anderen te selecteren en weergeven. We verstrekken geen informatie over identificeerbare individuen aan onze adverteerders, maar we zullen hen voorzien van geaggregeerde informatie over onze gebruikers. We kunnen dergelijke verzamelde informatie ook gebruiken om adverteerders te helpen het soort doelgroep te bereiken waarop ze zich willen richten. We kunnen gebruik maken van de persoonsgegevens die we van u hebben verzameld om ons in staat te stellen aan de wensen van onze adverteerders te voldoen door hun advertentie aan die doelgroep te tonen en die onderworpen zijn aan het cookie gedeelte van dit beleid;
  ◦ analyse instrumenten en zoekmachines (inclusief A / B-testtools) die ons helpen bij het verbeteren en optimaliseren van onze site en die onderworpen zijn aan het cookie gedeelte van dit beleid.

Andere manieren waarop wij persoonsgegevens kunnen verstrekken

We kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan derde partijen:

• In het geval dat we een onderneming of activa verkopen of kopen, in welk geval we uw persoonsgegevens kunnen bekendmaken aan de toekomstige verkoper of koper van dergelijke bedrijven of activa die vallen onder de voorwaarden van dit privacy beleid.
• Als wij of vrijwel al onze activa worden overgenomen door een derde partij, in welk geval persoonsgegevens die zij van haar klanten heeft, een van de overgedragen activa zullen zijn.
• Als we verplicht zijn om uw persoonsgegevens vrij te geven of te delen om te voldoen aan enige wettelijke verplichting, of om onze leveringsvoorwaarden en andere overeenkomsten met u af te dwingen of toe te passen; of om de rechten, eigendommen of veiligheid van Ricoh, onze klanten of anderen te beschermen. Dit omvat het uitwisselen van informatie met andere ondernemingen en organisaties met het oog op bescherming tegen fraude en vermindering van het kredietrisico.

Wat zijn de juridische grondslagen voor onze verwerking van uw persoonsgegevens?

De juridische grondslagen waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, zijn als volgt:

• Wanneer het noodzakelijk is om uw voorafgaande toestemming voor de betreffende verwerking te verkrijgen en ons toestemming te geven dit te doen, zullen wij uw toestemming met betrekking tot de betreffende verwerking verkrijgen en daarop vertrouwen (zie hieronder hoe u uw toestemming op ieder moment kan intrekken).
• Anders zullen we uw persoonsgegevens verwerken wanneer de verwerking noodzakelijk is
  ◦ voor het uitvoeren van een overeenkomst waarbij u een partij bent of om maatregelen te ondernemen op uw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een dergelijke overeenkomst;
  ◦ om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust; of
  ◦ voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen die door ons of een andere persoon worden nagestreefd, op voorwaarde dat dit alleen gebeurt in omstandigheden waarin die gerechtvaardigde belangen niet worden ondermijnd door uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden die bescherming van persoonsgegevens nopen (de meeste omstandigheden waarin we uw persoonsgegevens verwerken met betrekking tot een relatie die we hebben met de persoon voor wie u werkt zullen in deze categorie vallen).

Waar verwerken we persoonsgegevens?

De gegevens die wij met betrekking tot u verwerken, kunnen worden doorgegeven naar en opgeslagen op een bestemming buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) die mogelijk niet onderworpen is aan gelijkwaardige gegevensbeschermingswetgeving. Het kan ook worden verwerkt door personeel buiten de EER dat voor ons werkt of voor een van onze leveranciers. Dit omvat personeel dat zich bezighoudt met, onder andere, het uitvoeren van bestellingen, het verwerken van betalingsgegevens en het verlenen van ondersteunende diensten.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven met betrekking tot het verlenen van onze diensten, zullen wij alle stappen ondernemen die redelijkerwijs noodzakelijk zijn om ervoor te zorgen dat er passende waarborgen voor bestaan, zoals een beroep doen op een erkend wettelijk adequaatheidsmechanisme dat kan bestaan uit het aangaan van door de EC goedgekeurde modelcontractbepalingen die relevant zijn voor doorgifte van persoonlijke informatie (zie http://ec.europa.eu/justice/dataprotection/internationaltransfers/transfer/index_en.html) en dat deze op een veilige manier en in overeenstemming met dit privacy beleid wordt behandeld.

Alle persoonsgegevens die worden verwerkt, worden veilig opgeslagen. Alle betalingstransacties worden gecodeerd met de juiste technologie. Waar we u een wachtwoord hebben gegeven (of waar u heeft gekozen) waarmee u toegang krijgt tot bepaalde delen van onze website of systemen, bent u verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van dit wachtwoord. We vragen u om met niemand een wachtwoord te delen.

Helaas is de overdracht van informatie via internet niet volledig veilig. Hoewel we ons best zullen doen om uw persoonsgegevens te beschermen, kunnen we de veiligheid van uw gegevens die naar onze website worden verzonden niet garanderen en is verzending op uw eigen risico. Zodra we uw informatie hebben ontvangen, zullen we strikte procedures en beveiligingsfuncties gebruiken om te proberen ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

Hoe lang verwerken we persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens alleen voor zolang als nodig is voor het doel waarvoor zij oorspronkelijk zijn verzameld, waarna deze worden verwijderd of gearchiveerd, behalve voor zover het noodzakelijk is voor ons om verder te verwerken voor het doel van de naleving van wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn of voor een ander legitiem en wettig doel.

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens die wij verwerken:

• U kunt toegang vragen tot de betreffende persoonsgegevens (zie het gedeelte over het verkrijgen van toegang tot uw persoonsgegevens hieronder).
• U kunt verzoeken om onjuiste persoonsgegevens die wij verwerken, te verbeteren, de verwerking te beperken, bezwaar te maken en u heeft het recht op dataportabiliteit.
• In bepaalde omstandigheden (normaal gesproken wanneer de persoonsgegevens door u zijn verstrekt en het niet langer nodig is dat we deze blijven verwerken), heeft u mogelijk het recht om te verzoeken dat we de betreffende persoonsgegevens wissen.
• Wanneer we uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw voorafgaande toestemming voor die verwerking, kunt u uw toestemming op ieder gewenst moment intrekken, waarna we de verwerking zullen stoppen.
• Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens die door ons wordt uitgevoerd, kunt u contact met ons opnemen of een formele klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe u uw toestemming voor verwerking intrekt

U kunt uw toestemming voor elke relevante verwerking van persoonsgegevens intrekken door ons te schrijven op onderstaand adres.

Hoe u uw recht op toegang tot uw persoonsgegevens kunt uitoefenen

U kunt uw recht op toegang tot uw persoonsgegevens uitoefenen door ons te schrijven op onderstaand adres.

Houd er rekening mee dat we u mogelijk om verdere informatie moeten vragen om uw identiteit te bevestigen voordat wij de gevraagde informatie verstrekken.

Onze volledige contactgegevens zijn:

Ricoh Document Center Zuid BV
t.a.v. Risk & Compliance
Vouersweg 107
6161 AG Geleen

De Autoriteit Persoonsgegevens

De Autoriteit Persoonsgegevens is de toezichthoudende instantie in Nederland en kan u nadere informatie verstrekken over uw rechten en onze verplichtingen met betrekking tot uw persoonsgegevens, en kan klachten die u heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens behandelen.

Wijzigingen in dit beleid

Alle wijzigingen die we in de toekomst aanbrengen in ons privacy beleid zullen op deze pagina worden geplaatst en, indien van toepassing, per e-mail aan u worden gemeld. Kom regelmatig terug om updates of wijzigingen in ons privacy beleid te bekijken.

Datum van dit beleid

Dit beleid is voor het laatst bijgewerkt op 2 oktober 2019.