De do’s en don’ts voor video vergaderen

Op veel plekken in Nederland werkt men op dit moment thuis. Het blijft echter belangrijk om onderling zaken af te stemmen en draagvlak te creëren voor bepaalde besluiten. Of om, zeker in deze tijden, onderling contact met elkaar te houden. Video vergaderen biedt daarbij uitkomst. Je kunt elkaar in de ogen kijken en afspraken met elkaar maken. Maar wat moet je nu juist wel en niet doen bij vergaderen via video? De do’s en dont’s op een rijtje.

Goede voorbereiding

Bij vergaderen via video staat of valt alles met duidelijkheid. Hoe laat spreek je af? Wie doen er mee? Waar gaat de vergadering over? Allemaal zaken die duidelijk moeten zijn. Dus bereid alles op tijd voor. Begin de vergadering met het checken of iedereen elkaar kan verstaan. Het heeft geen zin om naar elkaar te lopen schreeuwen, check daarom vooraf of alle microfoons het doen.

Zet je beeld aan

Zorg er ook voor dat iedereen oogcontact kan maken (in beeld is) tijdens het vergaderen. Dat praat een stuk prettiger, omdat het de kans geeft lichaamstaal te lezen. Wanneer je met vergaderen begint, is het slim jezelf (en de anderen die meedoen) eerst even voor te stellen. Zo weet iedereen wie er aanwezig is en wat zijn of haar rol binnen de vergadering is. Wel zo makkelijk!

Beperk afleiding

Als je met iemand in gesprek bent, verdient die persoon jouw onverdeelde aandacht. Of deze nu bij je in de kamer zit of aan de andere kant van de wereld. Zoek daarom altijd een rustige ruimte op wanneer je een vergadering via video plant. En zorg dat je tijdens het gesprek niet afgeleid wordt. Ook niet door achtergrondgeluiden. Zelf kun je ook het een en ander doen. Het is bijvoorbeeld slim om iedereen die meedoet te vragen even zijn of haar smartphone uit (of op stil) te zetten en af te spreken dat sms-en of whatsappen tijdens het vergaderen uit den boze is. Je zult zien dat het helpt als iedereen bij de les is en blijft. De vergadering verloopt hierdoor lekker soepel (en sneller). Dan kun je daarna weer je mail, Facebook en andere zaken checken.

Wanneer je gebruik maakt van MS Teams kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om de “blur background” functie toe te passen. Hiermee kun je ervoor zorgen dat de deelnemers alleen jou zien en de rest van de ruimte wazig maakt. Dit kan ook uitkomst bieden wanneer je in een ruimte zit met meerdere personen of als je de vakantiefoto’s niet van de muur af wilt halen.

Gedraag je zoals bij een “normale” vergadering

Eigenlijk is het heel simpel. Tijdens een vergadering via video doe je geen dingen die je in een normale vergadering ook niet zou doen. Zoals praten met degene die naast je zit. Zo stoor je namelijk anderen die wel meedoen aan het gesprek dat tussen alle leden van de vergadering wordt gevoerd.

Let op je kleding

Het enige wat extra aandacht nodig heeft tijdens een vergadering via video (en waar je ongetwijfeld niet op let als je op een andere manier vergadert) is je kleding. Streepjes kunnen bijvoorbeeld gaan ‘dansen’ op een scherm en felgekleurde kleding kan afleiden. Net als zwarte kleding. Het is dus slim lichtgekleurde (pastel) kleding te dragen als je via video vergadert. Hou je van grote sieraden? Doe die dan niet om tijdens een vergadering via video. Ze kunnen namelijk flink afleiden. Als ze rinkelen bijvoorbeeld of de microfoon aanraken als je praat.

Tips & trucs

Tot slot nog wat een aantal laatste tips en trucs waarmee je een video-vergadering zo goed mogelijk laat verlopen.

• Test de instellingen vooraf, de meeste vergadersoftware heeft hier een functie voor. Zo weet je vooraf wat het volume van je microfoon is en hoe je camera beeld eruitziet.
• Pas tijdens het gesprek geen instellingen van de camera aan. Dit voorkomt onrust.
• Om omgeving af te sluiten kun je soms het beste de gordijnen of lamellen sluiten. Houd dan wel rekening met het licht in de ruimte. Het moet tenslotte niet te donker worden
• Blijf gedurende het gesprek richting de camera kijken.
• Pas het volume van de microfoon en speakers aan, zodat je op hetzelfde niveau vergadert als gebruikelijk.
• Zorg dat je geen bijgeluiden maakt of de camera beweegt. Dit kan erg storend zijn.
• Wanneer je content gaat presenteren, verifieer dan eerst of iedereen deze ziet en probeer het interactief te houden. Dit wil zeggen niet presenteren om voor te lezen, maar zoek de interactie op.

Klanten van Ricoh Document Center Zuid kunnen tijdelijk gratis gebruik maken van Pexip

Bij Ricoh Document Center Zuid maken we gebruik van de videobeldienst Pexip. Speciaal voor klanten die momenteel niet over een videobeldienst beschikken, heeft Ricoh Document Center Zuid onlangs besloten om hen een maand lang (kosteloos en zonder enige aankoopverplichting na deze periode) gebruik te laten maken van haar systeem. Zie ook: https://bit.ly/2xokBZe

Wil je meer informatie over video-vergaderen en de oplossingen die Ricoh Document Center Zuid hiervoor heeft? Neem dan even contact met ons op. Onze specialisten leggen je graag uit wat we voor je kunnen betekenen.

Whitepaper: effectief werken op afstand

Ben je benieuwd naar meer mogelijkheden om effectief samen te werken op afstand? Download het whitepaper en ontdek hoe je plaats- en tijdonafhankelijk werken optimaal faciliteert.