Controle over print in een ERP-omgeving

In de logistieke en productiesector printen medewerkers nog veel om eenvoudig informatie uit te wisselen met andere afdelingen en bedrijven. Denk daarbij aan productieorders, warehouse-opdrachten, vrachtbrieven, verzend-labels, douanepapieren, applicatie- en veiligheidsbladen, etc. Inzicht in deze printprocessen is er vaak niet. Incidenten worden reactief opgelost. Ook is het niet vanzelfsprekend dat je als SAP-gebruiker feedback krijgt of dat je printopdracht volledig en op tijd is afgerond. Zeker voor ondernemingen die uitleveren aan landen waar de digitale transitie nog niet zo ver gevorderd is, zoals in Nederland. Er zijn echter intelligente oplossingen voor de problematiek van outputmanagement in een ERP-omgeving.

1 % van de printjobs gaat fout

Bij één op de honderd print jobs gaat het mis. Dat klinkt weinig, maar die ene procent heeft vaak verregaande gevolgen. Denk aan een internationaal opererende verfproducent die ordergestuurd produceert op verschillende locaties. Jaarlijks verwerkt zo’n bedrijf tienduizenden orders met behulp van meerdere printopdrachten. Een foutmarge van ‘slechts’ één procent betekent dus dat medewerkers honderden printjobs moeten onderzoeken en opnieuw moeten doen. In het ergste geval komt een opdracht helemaal niet uit een decentrale printer op één van de locaties. Dan valt deze order tussen wal en schip.

Herstelkosten en reputatieschade

Productiemedewerkers en logistieke medewerkers voorzien veel orders van de benodigde fysieke informatie en communicatie. Daarbij gaat het vaak niet alleen om een pakbon, retourlabel en barcode op de verpakking. Ook de juiste labels (leesbaar en volledig) en verplichte documentatie moeten mee met de zending. Blijkt bij de douane in de Rotterdamse haven dat er een document ontbreekt door een hapering van de printer, dan vertrekt het schip zonder deze lading. Of het land van aankomst accepteert de zending niet, doordat de verplichte documenten met een barcode of lettertypefont ontbreken. Daarmee voldoet de leverancier niet aan de klantverwachting en krijgt hij te maken met herstelkosten. Reputatieschade licht dan op de loer.

Printomgeving vaak niet inzichtelijk

Printjobs die blijven hangen, lossen medewerkers op de werkvloer nogal eens op door de printer opnieuw op te starten. Daardoor kunnen printjobs echter uit het geheugen verdwijnen. Kleinere orders die misgaan, leiden aanvankelijk niet zo snel tot problemen. De eerste keer neemt een klant er geen aanstoot aan. De afdeling verkoop of binnendienst levert de order gewoon snel opnieuw uit. Dit zorgt echter wel voor onnodige extra kosten. Daarnaast is de IT-afdeling niet op de hoogte van de onopgeloste terugkerende problemen. Zij kunnen hier dus niet op anticiperen, waardoor de problemen blijven bestaan. De business-performance komt onder druk te staan, net als de interne klanttevredenheid over de IT-dienstverlening.

Centrale IT-afdeling

Wanneer er vaker iets misgaat, nemen de problemen echter toe. Klanten die hun bestellingen niet ontvangen, kunnen afhaken. Ook komt het voor dat medewerkers deels of dubbel uitleveren, omdat een opdracht na storing deels, of twee keer, is geprint. Dit zijn allemaal vermijdbare problemen met verborgen kosten. Tevens zijn het risicofactoren voor klantrelaties. Binnen je organisatie zal er bij sales, logistiek en productie steeds meer onvrede ontstaan over de IT-dienstverlening, die verantwoordelijk is voor de (print)output-beheersing. Waarom is dit eigenlijk anno 2020 nog niet onder controle? Problemen met printers behoren toch al lang tot het verleden?

ERP-systemen

ERP-systemen in productie en logistieke omgevingen zijn bedoeld om de bedrijfsprocessen optimaal op elkaar aan te laten sluiten. Zo’n geïntegreerd, bedrijfsbreed systeem is echter niet ontworpen om de output te managen. Zeker als je internationaal opereert, is de kans groot dat je te maken krijgt met de complexiteit van verschillende printlandschappen. Hierdoor heb je geen overzicht, ongestructureerd ‘beheer’ en dus lange oplostijden bij printincidenten of aanpassingen in de printomgeving. Kortom: printproblemen in een ERP-omgeving zijn vaak onoverzichtelijk en tijdrovend, met veel verborgen kosten en vermijdbare risico’s. Tijd om daar wat aan te doen!

Opdrachtstromen automatiseren

Hoe los je deze printproblemen dan wel op? Digitaliseren en EDI-koppelingen zijn voor de hand liggend, maar hebben niet overal een businesscase of zijn gewoonweg niet toepasbaar. Er zijn echter technologische oplossingen die de enterprise-(print)outputomgeving inzichtelijk maken, vereenvoudigen en beheersbaar maken. Zo verhoog je de bedrijfszekerheid en bespaar je kosten. Een voorbeeld hiervan is InfoPrint Manager. Hiermee kan een IT-helpdesk eenvoudig de printomgevingen centraal beheren. De IT-afdeling heeft één centraal systeem dat realtime inzicht geeft in alle printers, printopdrachten en wachtrijen in je gehele infrastructuur. Het systeem kan zelfs de output vanuit legacy-systemen afhandelen. Ook kunnen SAP-gebruikers en operators notificaties en alerts en een set aan beheertools ontvangen, zodat ze gemakkelijk de printomgeving kunnen managen. Waar mogelijk kan de IT-afdeling vervolgens het IT- en printlandschap vereenvoudigen, door bijvoorbeeld overbodige printservers te verwijderen.

Wil je weten wat een Enterprise Output Management systeem voor jou kan betekenen?

Download dan het whitepaper ‘Taking control of Enterprise Output Management’.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met onze partner. Wil je weten wat Ricoh Document Center Zuid voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan even contact met ons op.