Wat is hybride werken en hoe faciliteer je dit? 5 tips

Wat betekent hybride werken voor mijn organisatie? Een belangrijke vraag die momenteel speelt bij werkgevers. Zeker nu veel medewerkers uitspreken dat gedeeltelijk op kantoor en gedeeltelijk thuiswerken na corona de voorkeur heeft. In dit artikel deel ik 5 tips om een hybride manier van werken tot een succes te maken. Ook deel ik praktijkervaringen.

Wat is hybride werken?

Hybride werken houdt in dat medewerkers gedeeltelijk op kantoor en deels thuiswerken. Zo’n hybride manier van werken heeft vanwege corona een vlucht gemaakt. Werkten we voorheen sporadisch een dag thuis, nu is de verwachting dat we dit in de toekomst op structurele basis blijven doen.

Wat betekent dit voor organisaties?

Veel werkgevers vragen zich af wat gedeeltelijk op kantoor en deels thuiswerken betekent voor hun organisatie. Een doordacht beleid voor remote working is raadzaam. Hoe ga je bijvoorbeeld om met security en informatiebeveiliging, als medewerkers thuiswerken? Formuleer een protocol, zodat je hier grip op houdt en medewerkers weten wat je van hen verwacht. Hybride werken heeft ook impact op je IT-investeringen. En mogelijk ook op de huisvesting en inrichting van je kantoor.

Hybride werken: tips

Wil je tijdig voorsorteren op deze trend? Ik licht enkele oplossingen uit waarmee je een hybride manier van werken faciliteert:

• Online deskbooking
  

  Hoe houd je grip op de bezetting op kantoor, als medewerkers zelf bepalen waar ze werken? Met werkplekbeheer in de cloud reserveren medewerkers zelf een werkplek. Tegelijk pas je het aantal beschikbare werkplekken flexibel aan. Stel dat de richtlijnen plotseling veranderen, dan kun je hierop snel anticiperen.

• Geavanceerde videovergaderoplossing
  

  Stel je een medewerker de vraag ‘wat is ervoor nodig om gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor te werken?’ dan weet ik zeker dat iedereen begint over een videovergaderoplossing. Heb je het afgelopen jaar ‘snel-snel’ een tool gekozen? Check dan of deze volstaat voor de lange termijn. Hoe zit het met de beveiliging? Kunnen gasten ook zónder account deelnemen aan een vergadering? En hoe zit het met de geluid- en beeldkwaliteit? Een gebruiksvriendelijke, solide oplossing draagt bij aan het werkplezier van medewerkers en de tevredenheid van klanten en relaties.

• IT-beheer op afstand
  

  Een hybride manier van werken en de oplossingen die hiervoor nodig zijn vragen om continuïteit van IT. Je wilt escalatiemanagement voorkomen. Overweeg daarom een externe partner die het IT-beheer regelt en de prestaties proactief monitort. Dankzij rapportages hebben zij eventuele escalaties vroegtijdig in het vizier. Zo houden jouw IT-specialisten hun handen vrij voor strategische taken en werken medewerkers doorlopend soepel op afstand samen.

• Digitaal post verwerken

  Stel jezelf ook de vraag hoe je (tijdkritische) fysieke post snel bij de juiste afdeling of medewerker krijgt. Digitalisering kan uitkomst bieden.

• Altijd en overal documenten delen

  Zorg ook dat medewerkers altijd en overal toegang hebben tot de juiste informatie en documenten. Met een documentmanagementsysteem in de cloud werken collega’s soepel samen aan documenten en delen zij informatie met elkaar. Deze oplossing heeft voordelen voor vrijwel elke afdeling, zoals HR, sales en inkoop.

In de praktijk

Benieuwd hoe andere bedrijven omgaan met hybride werken? Lees de ervaringen van ondernemer Örjan Frikkee en IT-manager Kees Vianen. Of bekijk de webinars en ontdek:

• hoe pensioenuitvoerder AZL fysieke post digitaal verwerkt.
• hoe Van Leeuwen Buizen vergaderruimtes inricht op hybride werken.
• hoe Visma | Raet grip houdt op de kantoorbezetting, met online werkplekbeheer.
• hoe Air France-KLM het inkoop- en factuurproces digitaliseerde.

Hybride werken mogelijk maken? Lees het whitepaper!

Wil je ook dat medewerkers altijd prettig en soepel kunnen werken? Ontdek de mogelijkheden om (samen)werken op afstand zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer informatie en ontdek praktische tips in het whitepaper.