Hoeveel kost het om een printer te huren of te leasen?

Wanneer je besluit te investeren in printerservices voor je bedrijf, is het belangrijk om de voor,- en nadelen van het huren versus het kopen van een printer tegen elkaar af te wegen. Er zijn enkele grote verschillen tussen de twee en we zullen kort de belangrijkste punten bespreken.

Voordelen van het huren van een printer

Als je een printer huurt, spreid je de kosten over een bepaalde contractduur. Het grootste voordeel van leasen is dat je geen hoge aanbetaling hoeft te betalen voor de printer, het zijn kleinere betalingen, gespreid over de tijd, waardoor deze beter beheersbaar wordt.

Bij het huren van een printer omvat je contract met in het algemeen onderhoudskosten en toner bijvullingen, dit helpt om de kosten van leasen goedkoper te houden dan kopen, aangezien wanneer je de machine bezit, je verantwoordelijk bent voor alle extra kosten. Het is ook gemakkelijk om aan het einde van het contract een nieuwe lease,- of printer upgrade te kiezen zonder je zorgen te hoeven maken over de verkoop of het wegwerken van de oude printer.

Nadelen van het huren van een printer

De printer is normaal gesproken niet van jou aan het einde van het leasecontract, daarom kan het voor jou voordeliger zijn om een printer te kopen, omdat het dan tenminste een investering is waarover je eigenaar bent.

Als je de printer aanschaft, heb je de volledige controle en kun je beslissen wanneer deze moet worden onderhouden of vervangen, dit betekent dat je reparaties enz. rechtstreeks kunt organiseren en dat je niet naar de leasemaatschappij hoeft te gaan om dingen voor elkaar te krijgen.

Bovendien hebben de meeste van deze lease huurcontracten een minimale looptijd voor de lease, wat betekent dat je niet zomaar kunt terugtrekken en niet betalen als je niet hebt gehuurd voor de overeengekomen termijn.

Verschil tussen printerverhuur en leasing

Wanneer je een printer leaset, is het over het algemeen een lange termijn overeenkomst (meestal meerdere jaren) waarbij je maandelijks vaste bedragen betaalt voor het gebruik van de kantoorprinter.

Wanneer je een printer huurt, is het meestal een korte termijn overeenkomst waarbij je voor een bepaalde tijd een vergoeding betaalt voor het gebruik van een machine. Als je niet zeker weet of je een printer moet huren of leasen (of kopen), denk dan goed na over de periode waarvoor je de printer nodig hebt. We helpen je natuurlijk graag bij het maken van een keuze.

Wat te overwegen bij het aanvragen van een offerte voor een printer:

• Zwart-wit versus kleur – Dit heeft een grote impact op de kosten van de printer, aangezien kleur een groot verschil maakt voor het eindproduct, de onderhoudskosten worden ook beïnvloed omdat er meer toners nodig zijn voor de kleurenprinters.
• Afdruksnelheid – Dit kan erg belangrijk zijn voor sommige bedrijven die zeer snel grote hoeveelheden moeten produceren. Terwijl sommige, vaak kleinere bedrijven tevreden zullen zijn met de standaard printsnelheid. De snellere machines zullen meer kosten.
• Functionaliteit – Heb je veel functies nodig? Moet de printer kunnen kopiëren, scannen, printen, e-mailen en faxen? Heb je afwerkingsopties nodig, zoals nieten? Moet je kunnen kopiëren of afdrukken vanaf of op grotere papierformaten?
• Fax / scanner – Heb je alleen een printer nodig of wil je ook kunnen faxen en scannen? Niet alle machines zijn compatibel met faxen en scannen, dus geef dit aan wanneer je een offerte aanvraagt.
• Draadloze connectiviteit – Heb je draadloze connectiviteit van je printer nodig? Veel vaste verbindingen kunnen beperkingen opleveren voor grotere bedrijven waar velen één kopieerapparaat gebruiken met een printer.
• Dubbelzijdig afdrukken – Dubbelzijdig afdrukken is een functie waarmee dubbelzijdig kan worden afgedrukt, waardoor papier wordt bespaard en de kosten worden verlaagd.
• Netwerk printen – Met netwerk printen kunnen mensen documenten afdrukken, zelfs als ze zich niet in de buurt van de printer bevinden, dit helpt de productiviteit te verhogen en is handig wanneer je meerdere werknemers hebt die één printer gebruiken.
• Automatische documentinvoer – Dit is handig als je grotere volumes afdrukt omdat het de snelheid en consistentie van de workflow verhoogt.

Daarnaast kunnen we je ook nog helpen met diverse software oplossingen. Alle oplossingen die wij als Ricoh Document Center Zuid aanbieden dragen bij om efficiënter met elkaar te werken.

Altijd en overal toegang tot de documenten die je nodig hebt. Waar je ook werkt. Dat is het voordeel van document management software. Met een document management system van Ricoh vind je documenten snel terug en werk je efficiënter samen met collega’s en relaties. Want je kunt eenvoudig documenten bewerken en delen. Verbeter je workflow en bespaar kosten.

Printers met laag volume leasen

Voordat je besluit printers met een laag volume te leasen, moet je eerst wat berekeningen uitvoeren om te bepalen of dit kosteneffectief voor jou is. Over het algemeen kosten printers met een laag volume niet veel geld, dus het is misschien de moeite waard om er gewoon een te kopen in plaats van te leasen. Uiteraard helpen wij je graag om te berekenen wat voor jou en jouw bedrijf gunstiger is.

Bedenk hoe lang je de printer nodig hebt en hoeveel pagina’s je elke dag kopieert om erachter te komen of leasen echt de meest haalbare optie is voor jouw bedrijf.

Printers van middelgrote volumes leasen

Printers met een gemiddeld volume verwerken doorgaans ongeveer 40 afdrukken per minuut en zijn perfect voor kantoren met matige afdrukbehoeften. Het kan moeilijk zijn om te beslissen of een machine met een gemiddeld of hoog volume het beste is voor jouw bedrijf. Een printer met een hoog volume kan 50 – 150 pagina’s per minuut kopiëren, dus als jouw bedrijf groeit en je documentstroom toeneemt, wil je misschien een grote printer.

Overweeg of je een kopieerapparaat gedurende een lange periode nodig hebt of dat het alleen voor documentbeheer op korte termijn is, aangezien je niet jarenlang voor een kopieerapparaat wilt betalen wanneer je deze voor korte tijd nodig hebt.

Printers met hoog volume leasen

Een hoogvolume printer is ontworpen om te voldoen aan constant hoge eisen in een druk kantoor, ze produceren meestal snel tussen de 50 en 150 afdrukken per minuut, en de gemiddelde maand zou enkele honderdduizenden exemplaren produceren door groot volume printers. Bekijk je gemiddelde document uitvoervolume en beslis of een hoog volume printer geschikt is voor jouw behoeften.

Overweeg ook of de grote volumes een korte termijn situatie zijn of als je verwacht een groot aantal consistent te kopiëren. Over het algemeen worden langere huurcontracten aangeboden tegen de beste tarieven en moet je rekening houden met specifieke behoeften binnen jouw organisatie voordat je voor de goedkoopste optie kiest.

Prijzen voor verhuur en lease

Het huren van een printer hangt grotendeels af van het aantal benodigde kopieën en niet van de tijd dat de kopieermachine nodig is. Door te berekenen hoeveel kopieën je elke maand moet maken, kun je het benodigde printervolume en de geschatte huurkosten hiervan bepalen.

Welke printer je kiest, hangt af van de behoeften binnen jouw bedrijf. Zoals eerder vermeld, kun je kiezen uit modellen met een laag, gemiddeld of hoog volume, afhankelijk van het aantal kopieën dat je moet maken. De prijs van de individuele printer is afhankelijk van de functionaliteit en mogelijkheden. De modellen met een hoger volume kunnen doorgaans meer dan 40.000 exemplaren per maand verwerken en worden vaak geleverd met geavanceerde of optionele functies zoals automatisch nieten, stapelen en binden.

Ricoh Document Center Zuid

Wil je graag weten welke oplossing heb meest geschikt is voor jouw bedrijf? Neem een kijkje tussen ons uitgebreid aanbod aan printers. Neem contact met ons op voor meer informatie of maak een afspraak en bezoek ons Experience Centre in Geleen. Onze specialisten helpen je graag bij het maken van de juiste keuze.