Hybride werken? Zorg voor een reserveringssysteem in de cloud!

Medewerkers willen zelf kiezen waar en wanneer ze werken. En verwachten ook dat hun werkgever hybride werken faciliteert. Toch zijn veel werkomgevingen hier nog niet optimaal op ingericht. Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat medewerkers spontaan werkplekken kunnen reserveren en elkaar eenvoudig weten te vinden op kantoor?

Je wilt je medewerkers tevreden houden. Talent behouden én aantrekken. Dan is het belangrijk om een optimale werkervaring te bieden. Vooral de jongere generaties – die zijn opgegroeid met internet en nieuwere technologieën – verwachten moderne middelen en tools om altijd en overal soepel te kunnen werken. En snel en vlot aan de slag te kunnen.

“Werknemers zoeken zo’n 30 minuten per dag naar een geschikte plek om samen te werken”

Optimale werkervaring verhoogt de productiviteit

Een optimale werkervaring levert je organisatie veel op. Zo blijkt uit onderzoek dat tevreden medewerkers 12% productiever zijn. Bovendien blijven zij doorgaans langer bij je in dienst. Ook hebben zij vaak een belangrijk aandeel in het aantrekken van nieuw talent, omdat zij positief spreken over je organisatie. Met een werkplek die volledig is afgestemd op hun behoeften wordt dat alleen maar meer.

Creëer flexibele ruimtes waarmee je hybride werken ondersteunt

Het is dus belangrijk om flexibele werkplekken in te richten, zodat medewerkers ook thuis en onderweg kunnen werken. En ook de inrichting en faciliteiten om op kantoor te werken zijn belangrijk. Medewerkers willen bijvoorbeeld efficiënt een werkplek of vergaderruimte kunnen reserveren (inclusief een parkeerplek). En overal hun aankomende vergaderingen inzien.

Reserveringssysteem in de cloud

Er bestaan handige tools waarmee je dit regelt. De voordelen van zo’n tool zijn tweeledig. Ten eerste verhoogt het de productiviteit en het werkplezier, want medewerkers kunnen snel aan de slag op kantoor. Ten tweede krijg je als organisatie inzicht in het kantoorgebruik en de dagelijkse bezetting. Zo is het mogelijk om het aantal werkplekken flexibel aan- en uit te zetten (handig tijdens rustigere of juist drukkere dagen). Ook zie je welke ruimtes en/of verdiepingen veel of juist niet veel worden gebruikt.

Vereenvoudig dagelijkse taken

De gemiddelde medewerker gebruikt tal van applicaties. Heen en weer schakelen tussen apps om bijvoorbeeld vergaderruimtes te reserveren, het bezoek van een klant te regelen of af te spreken met collega’s, draagt niet bij aan de productiviteit en het werkplezier. Met een reserveringssysteem in de cloud regel je dit alles in één keer. Zo wordt het dagelijkse kantoorbeheer eenvoudig en efficiënt geregeld met één gestandaardiseerde, gebruiksvriendelijke oplossing:

1. Eenvoudig vergaderruimte en/of werkplekken reserveren, incl. parkeerplekken en lockers.
2. Plattegronden bekijken met realtime beschikbaarheid van werkplekken.
3. Bezoekers vooraf inboeken voor een snelle check-in via een QR-code.

Optimaliseer je kantoorruimte

Bij dit alles wil je natuurlijk de volledige potentie van je werkomgeving benutten. Toch is dat lang niet altijd het geval. Uit onderzoek blijkt dat organisaties de potentie van de gemiddelde werkplek voor slechts 35-50% benutten. Zonder inzicht in je kantoorruimte en hoe die momenteel wordt gebruikt, is het onmogelijk te weten of je de juiste beslissingen neemt en de verwachte ROI behaalt.

IoT-sensortechnologie maakt het mogelijk om inzicht te krijgen in het gebruik van kantoor. Dit inzicht stelt je in staat om weloverwogen, kostenbesparende beslissingen te nemen. Denk aan het vrijmaken van ruimten die vrijwel nooit worden gebruikt. Je bespaart dan op o.a. onderhoud en energie.

Speel in op de veranderende behoeften van je medewerkers

De behoeften van je medewerkers en organisatie als geheel zijn altijd in ontwikkeling. De ideale werkplek creëren, is een continu proces. Zorg dat je een werkomgeving inricht die je flexibel aanpast op veranderende behoeften. En op de manier waarop teams elkaar ontmoeten, samenwerken én socializen. Zodat je hybride werken maximaal faciliteert, nu en in de toekomst. En je zo het werkplezier en de tevredenheid van medewerkers vergroot.

E-book: ‘Faciliteer hybride werken met een reserveringssysteem in de cloud’

Benieuwd naar alle mogelijkheden van een reserveringssysteem in de cloud? Download het e-book. Ontdek de voordelen, lees hoe je hiermee start én doe je voordeel met de ervaring van easyJet en Visma | Raet.