Zadkine maakt een start met het digitaliseren van het examenproces

Mbo-opleider Zadkine heeft de eerste stappen gezet in het digitaliseren van het examenproces. Hiervoor hebben zij een oplossing om hun metadata in te verzamelen. Om zo inzicht te krijgen in de examendossiers van studenten. Voorheen werkten ze met een fysiek archief. Dit kostte veel tijd en leverde een hoop administratieve taken op. Nu werkt Zadkine slimmer, efficiënter en papierloos. Lees hoe.

Zadkine biedt 150 mbo-opleidingen aan in de regio Rotterdam. Bij Zadkine worden studenten opgeleid voor diverse vakgebieden. Van bakkers en kappers tot stewardessen en heftruckchauffeurs.

Examenproces digitaliseren

Zadkine start met een programma om het examenproces te digitaliseren. Hier zijn een aantal deelprocessen uit voortgekomen. Wim Jonker is programmamanager Digitalisering Examenprocessen bij Zadkine. Hij vertelt: “Met dit programma willen we de gehele keten van het examenproces binnen Zadkine efficiënter inrichten.” Onderdeel van het programma is het project digitaal examendossier. Ingrid van Hal is de projectmanager. Ingrid vertelt: “Hiervoor verzamelden we alle examens in een fysiek examendossier per student. Hier ligt alles bij elkaar, per student. Op basis hiervan beoordeelden we examens en kregen studenten hun diploma.”

Veel leveranciers van examens zijn inmiddels volledig gedigitaliseerd of stappen in de nabije toekomst over naar digitale examens. Ingrid legt uit: “Zij hebben examenapplicaties ontwikkeld, waarin studenten de examens maken. Sommige leveranciers bieden examens zelfs niet eens meer aan op papier. Het is vreemd als we tot en met de beoordeling alles digitaal doen, maar vervolgens de examens printen om deze te archiveren. Zadkine wil daarom aansluiten op dit proces.”

Papierloos werken

Naast de aansluiting op de applicaties van leveranciers, wil Zadkine ook steeds meer papierloos werken. Ingrid: “Als onderwijsinstelling zijn wij verplicht om examens en andere documenten van studenten voor een bepaalde termijn te bewaren. Als wij dit realiseren in een digitaal archief dan scheelt ons dat ruimte. Enorme kasten vol dossiers zijn dan verleden tijd. Daarnaast minimaliseert dit het risico op fouten en het zoekraken van documenten. Ook zetten we zo in op duurzaamheid. Hoe minder papier we gebruiken, hoe minder bomen er gekapt hoeven te worden.”

Centrale opslag

Om optimaal aan te sluiten op de examenapplicaties valt de keuze van Zadkine op een documentmanagementsysteem. Ingrid: “Hiermee creëren we een plek waar we alle examendossiers van Zadkine opslaan. De pilot die Zadkine heeft gedraaid met het documentmanagementsysteem is succesvol afgerond. Het documentmanagementsysteem staat in verbinding met drie aanleverroutes. Zo worden onderdelen van het examendossier aangeleverd via de printer, het Teamskanaal of de aansluiting op een examenapplicatie.”

Tijd- en werkbesparing

Het gebruik van een documentmanagementsysteem scheelt een hoop tijd en werk. Ingrid legt uit: “Eerder werd alles met de hand ingestoken in de examendossiers. Nu zien we met één druk op de knop of een studentendossier compleet is of niet, dankzij onze koppeling met het documentmanagementsysteem. Via deze weg kunnen we de documenten zelfs meteen bekijken. Zo weten we ook welke er eventueel ontbreken. In het documentmanagementsysteem zit alle metadata die we nodig hebben en waarmee we deze inzichten creëren.”

“Daarnaast biedt een digitaal archief ons de mogelijkheid om een einddatum in te stellen. Zodat we alle documenten met dezelfde einddatum tegelijk uit ons archief kunnen verwijderen. Met slechts één druk op de knop. Dit scheelt ons veel werk, aangezien we niet meer in fysieke archieven hoeven te graven en alle dossier niet handmatig hoeven te vernietigen. Het digitale archief zorgt er ook voor dat we maar liefst 50% minder papier verbruiken.”

Uitbreidingsplannen

De pilot die Zadkine heeft gedraaid met het documentmanagementsysteem is succesvol afgerond. We gaan ook de andere colleges aansluiten op het documentmanagementsysteem, zodat we een einde maken aan fysieke mappen en alles op één centrale plek verzamelen. Om zo slimmer, efficiënter en papierloos te werken.”