Digitaliseren: wat, waarom en hoe?

Digitaliseren biedt belangrijke voordelen voor organisaties. Medewerkers werken efficiënter, met meer plezier. Vanaf elke locatie. Want informatie is altijd en overal toegankelijk. Omdat je bedrijfsprocessen slimmer inricht en het aantal papieren processen minimaliseert. Wat is digitalisering, wat zijn de voordelen en hoe pak je het aan?

Wat is digitaliseren?

Digitaliseren is zowel het digitaal maken van fysieke documenten en papieren processen als het digitaal verwerken van informatie. Bij digitaliseren gaat het erom dat je processen anders inricht dan je tot nu toe deed. Slimmer, met minder handmatige handelingen en minder papier. Digitalisering biedt dan ook tal van kansen om het aantal (onnodige) stappen in een proces te minimaliseren.

Waarom digitaliseren?

Wellicht vraag je je af: waarom is digitaliseren belangrijk? Door te digitaliseren, bespaar je tijd, kosten, en krijg je meer inzicht in en grip op processen. Plus: met digitaliseren maak je samenwerken op afstand mogelijk. Belangrijke documenten zoals personeels- en klantdossiers, contracten en overeenkomsten staan niet meer in een fysiek archief, maar zijn altijd en overal te raadplegen, te bewerken en te verwerken in de cloud. De doorlooptijd voor het verwerken van documenten is korter, omdat dit automatisch verloopt. Zo stelt digitaliseren je in staat om onder meer de operational excellence en customer intimacy hoog te houden, ook als medewerkers vaker op afstand werken. Wil je in de toekomst een sterke concurrerentiepositie behouden? Dan is digitaliseren dus essentieel.

Hoe werkt het?

Digitaliseren vraagt o.a. om een juiste combinatie tussen software en hardware. Voor het digitaliseren van een papieren archief heb je een scanner en software nodig. Denk bijvoorbeeld aan software voor digitale factuurverwerking of digitale personeelsdossiers. Want scannen alleen maakt nog geen digitalisering. Zo zorgt software voor automatische factuurverwerking ervoor dat de gescande of reeds digitale data wordt ingelezen en automatisch wordt ingevoerd in je inboeksysteem.

Documenten digitaliseren, opslaan én verwerken

Een documentmanagementsysteem maakt digitalisering mogelijk. Dit is een oplossing voor informatielogistiek, waarmee je grip krijgt op de data, documenten en stappen binnen een proces. Je beheert hiermee alle informatie vanuit één centraal systeem, zo gewenst in de cloud. Zo is het mogelijk om een papieren document te scannen en daarna direct op de juiste plaats op te slaan. Je kunt de gescande of digitale documenten automatisch via ingestelde workflows verwerken. Dit scheelt veel handmatige handelingen en verkort de doorlooptijd. Alle documenten zijn daarna altijd en overal te raadplegen en eenvoudig terug te vinden, ook op afstand. Lees bijvoorbeeld hoe documentmanagement kan werken voor HR, inkoop en sales.

In alle lagen van de organisatie

Digitaliseren kan op verschillende niveaus en biedt kansen voor tal van afdelingen. Denk bijvoorbeeld aan:

• HR-processen

HR-afdelingen werken met een veelheid aan documenten en informatie: voor zowel de instroom, doorstroom als uitstroom van medewerkers. Door HR-processen en documenten te digitaliseren versnel je de doorlooptijden, houd je meer grip en verlaag je het aantal administratieve handelingen. Bijvoorbeeld binnen het recruitmentproces, maar ook voor het beheren van personeelsdossiers.

• Inkoop- tot facturatieproces (source-to-pay)
  

Ook het digitaliseren van inkoop- en financiële processen biedt volop kansen. Bijvoorbeeld het complete inkoop- tot facturatieproces. Met digitalisering in de cloud is het o.a. mogelijk om het inkoopproces verregaand te standaardiseren. En om facturen volledig automatisch te verwerken. Dankzij ordermatching hoeven medewerkers facturen niet zelf meer te controleren. Alleen bij afwijkingen of uitzonderingen is er dan nog handmatige controle nodig.

• Salesprocessen
  

Voor salesafdelingen is het vaak een uitdaging om een totaalbeeld te krijgen van een klant. Offertes, contracten, correspondentie en facturen staan vaak verspreid opgeslagen door de organisatie. Door deze informatie te digitaliseren hebben salesprofessionals dit soort informatie zo bij de hand, omdat alles centraal staat opgeslagen.

• Marketing en communicatiemateriaal
  

Marketingafdelingen zijn dagelijks veel tijd kwijt aan losse verzoeken van collega’s om marketingmateriaal. Voor elke marketingasset is een marketingprofessional nodig met toegang tot de juiste materialen, zoals beeldmateriaal, huisstijl en logo’s. Tijdrovend, zeker als er verschillende correctierondes nodig zijn.

Met een centrale cloudportal met daarin aanpasbare templates maakt iedereen zelf een marketingasset. De templates zijn aanpasbaar tot op zekere hoogte. Zo maakt iedereen unieke marketingmaterialen, terwijl je zeker bent van consistentie in je uitingen en brandmanagement. Salesprofessionals spelen met zo’n cloudportal sneller in op lokale ontwikkelingen, terwijl marketingmedewerkers meer tijd over houden voor overkoepelend brandmanagement.

• In- en uitgaande post

Laat de postkamer van je organisatie of een shared service center fysieke poststukken scannen en digitaliseren. Na scannen wordt de post automatisch opgeslagen in het documentmanagementsysteem en digitaal doorgestuurd naar de juiste medewerker of afdeling. Ook uitgaande post kan digitaal verwerkt worden. Medewerkers kunnen vanaf elke werkplek het bestand naar een online portal sturen. Vervolgens zorgt een geautomatiseerde workflow ervoor dat de documenten op tijd en op de juiste locatie worden geprint en verstuurd.

Voordelen digitaliseren

De belangrijkste voordelen op een rij:

• Informatie is altijd en overal toegankelijk.
• Meer operationele efficiency.
• Gelijktijdig samenwerken in documenten.
• Makkelijk informatie delen en analyseren.
• Snellere doorlooptijden van processen.
• Minder papier en handmatige handelingen.
• Automatische verwerking van documenten.
• Digitale informatie is snel en eenvoudig terug te vinden.
• Minder zoektijd = minder fouten.
• Meer grip op en inzicht in (document)processen.
• Duurzame oplossing, draagt bij aan je mvo-beleid.

Trends en ontwikkelingen

In veel organisaties is digitalisering de afgelopen periode in een stroomversnelling geraakt. Zo digitaliseren organisaties onder meer om thuiswerken te faciliteren. Uit onderzoek van Quocirca blijkt dat  80% van de organisaties verwacht de komende 5 jaar (tot 2025) te investeren in tools voor samenwerken (o.a. virtuele werkplekken, beveiligen van toegang op afstand en videovergaderen). 68% van de organisaties geeft aan dat zij hebben geïnvesteerd of gaan investeren in digitalisering. Ook onderzoek van IDC laat zien hoe belangrijk organisaties digitalisering vinden. In 2020 gelooft 68% van de organisaties dat digitalisering van papieren processen belangrijk voor hen is. Dit percentage groeit naar 76% in 2025. ​

Een andere belangrijke trend in digitaliseren is dat informatielogistiek-denken steeds belangrijker wordt. Dit betekent dat je afdelingen niet als afzonderlijke silo’s beschouwt maar werkprocessen van ‘end to end’ bekijkt. Ook automatiseren is een belangrijke overweging om te digitaliseren.

Starten met digitaliseren

Wil je starten met digitaliseren? Volg dan deze 4 stappen. 

1. Neem de bedrijfsprocessen in jouw organisatie onder de loep. Welke processen zijn tijdrovend en omslachtig? Waar vinden veel handelingen plaats, die je wellicht ook kunt elimeneren door te digitaliseren?

2. Breng in kaart welke documenten er in je organisatie in omloop zijn. Denk aan:
– in- en uitgaande post en e-mails (met bijlagen)
– fysieke en digitale bestanden die werknemers aanmaken, zoals HR-dossiers, digitale facturen en lead- en klantinformatie
– alle gegevens die via systemen binnenkomen (zoals klantgegevens).

3. Breng het proces van de informatie in kaart. Hoe komt deze informatie binnen, in welke vorm (digitaal/fysiek), hoe vaak en welke route legt het document af door je organisatie (verwerking, gebruik en opslag)? Hoeveel medewerkers zijn hiermee bezig en hoeveel tijd zijn ze hiermee kwijt?

4. Bepaal vervolgens wat je wilt digitaliseren en wat niet. Als bepaalde handelingen meerdere keren per dag worden verricht, kan het lonen om hiervoor een gautomatiseerde workflow in te richten. De documenten komen dan in de juiste vorm op de juiste plaats terecht, met zo min mogelijk handelingen. Een specialist, bijvoorbeeld je IT-leverancier, kan helpen de documentstromen in kaart te brengen. Ook kan je IT-leverancier je adviseren welke daarvan je het beste kunt digitaliseren en mogelijk ook automatiseren.

Hulp nodig?

Heb je hulp nodig om te digitaliseren binnen jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op over de mogelijkheden die wij kunnen bieden om je te helpen. Onze specialisten staan je graag te woord!