Boels Zanders Advocaten

Boels Zanders Advocaten kiest voor Ricoh Document Center Zuid

Vanuit vestigingen in Maastricht, Venlo en Eindhoven behartigt Boels Zanders Advocaten met maar liefst 73 advocaten en 57 stafondersteuners dagelijks de belangen van ondernemers, bestuurders en hun organisaties in het MKB en grootbedrijf, (semi) overheid en non-profit instellingen. Alle medewerkers staan letterlijk én figuurlijk dichtbij de cliënt. Zowel fysiek als middels digitale oplossingen die een meerwaarde bieden in de samenwerking met de cliënt. Eén van de leveranciers van die digitale oplossingen is Ricoh Document Center Zuid. Jos Meuwissen, ICT Manager van Boels Zanders, en Patrick van Helden, Solution Consultant van Ricoh Document Center Zuid vertellen over hun samenwerking.

De juridisch experts van Boels Zanders werken in diverse (rechts)gebieden zoals arbeidsrecht, ondernemingsrecht, vastgoedrecht en bestuursrecht en zijn daarin vergaand gespecialiseerd. Daarnaast wordt voor meerdere sectoren de kennis en expertise gebundeld in multidisciplinaire sectorteams zoals bijvoorbeeld in onderwijs, zorg, food & agri en woningcorporaties. “Het merendeel van de werkzaamheden betreft advieswerkzaamheden”, aldus Jos Meuwissen. “Pro-actief en preventief werken zijn voor ons belangrijke speerpunten”.

Oplossingsgericht innoveren

Boels Zanders stimuleert en motiveert haar medewerkers om zich voortdurend te blijven professionaliseren / specialiseren, zo ook op ICT-gebied. “Onze ICT-omgeving had in een vroeg stadium een datacenter. De vervolgstap hierop, de cloudoplossing, liet echter niet lang op zich wachten. Inmiddels werken we volledig ‘in de Cloud’ en dat biedt kansen op het gebied van samenwerkingen, duurzaamheid en veiligheid”, vertelt Jos.

Boels Zanders was tevens één van de eerste kantoren die een Cliënten Portal introduceerde. “Los van de efficiencyslag, kunnen wij zo ook de beveiliging van documenten garanderen. Het portal maakt het voor ons mogelijk om alles met onze cliënten te delen, zonder te mailen. Ook aan het ontwikkelen van eigen apps wordt momenteel hard gewerkt. Het resultaat van al deze inspanningen is dat Boels Zanders op gebied van automatisering en ICT-infrastructuur één van de meest innovatieve advocatenkantoren van Nederland. We kijken niet naar anderen; we stippelen onze eigen weg uit.”

Samenwerking met Ricoh Document Center Zuid

Ook op het gebied van print en aanverwante oplossingen wenst Boels Zanders voorop te lopen. “Astrid (directeur/eigenaar van Ricoh Document Center Zuid, red.) kenden we vanuit een eerdere samenwerking. Bij de initiële aanbesteding is, op basis van prijs, niet gekozen voor Ricoh. Echter, al gauw bleek dat de gekozen partij niet meekon in ons wensen- en eisenpakket dat door de enorme groei van onze organisatie steeds complexer werd. Bij een nieuwe aanbesteding viel de keuze voor Ricoh Document Center Zuid. Draagvlak bij de collega’s is gecreëerd door op het hoofdkantoor van Ricoh in Den Bosch een aantal demonstratie- en testdagen te organiseren. Iedereen was enthousiast en de keuze was snel gemaakt”, aldus Jos.

Maatwerk als basis

“Mooi om te zien zijn de veranderende specifieke wensen per branche”, vervolgt Patrick. “De snelheid van het printen van PDF-bestanden bijvoorbeeld is erg belangrijk in de branche waarin Boels Zanders opereert; een eigenschap waar Ricoh in tegenstelling tot veel leveranciers zeer goed op scoort. Tevens had de klant de wens om bij iedere machine een toetsenbord te installeren. Een oplossing die niet standaard is en na uitgebreid testen uitstekend blijkt te werken.”

Ook heeft Boels Zanders gekozen voor Streamline / beveiligd printen. Van waar dan ook kunnen medewerkers printopdrachten klaarzetten, die pas geprint worden op het moment dat je fysiek aanwezig bent bij de machine. Een oplossing die volledig AVG-proof en vrijwel onbeperkt schaalbaar is.

“Bij Boels Zanders zijn ogenschijnlijk ‘oude’ functionaliteiten zoals scannen en faxen nog steeds actueel. Een gemiddeld dossier telt al gauw een paar honderd pagina’s welke snel én doorzoekbaar ingescand moeten worden. Faxen is in de advocatuur nog altijd zeer gebruikelijk en soms (bijvoorbeeld richting rechtbank of het UWV) zelfs verplicht. Op beide gebieden hebben we door implementatie van de juiste machines en software een mooie efficiencyslag gemaakt”, aldus Patrick.

“Het voordeel dat wij, als Boels Zanders, ervaren bij RICOH-machines, is eenvoud en gebruiksvriendelijkheid”, besluit Jos. “De korte lijnen met Ricoh Document Center Zuid worden door ons als erg prettig ervaren, er wordt snel gereageerd bij vragen of wensen. Kortom; een mooie combinatie van enerzijds de slagkracht van een internationale wereldspeler, maar met de betrokkenheid, flexibiliteit en het inlevingsvermogen van een regionale partner.”

Neem voor meer informatie over onze dienstverlening gerust contact met ons op.