Contracten, HR- en vastgoeddossiers beheren bij A.S. Watson

Als organisatie wil je dat er zo min mogelijk tijd verloren gaat aan documentintensieve processen. Tegelijk vinden zulke processen vaak nog grotendeels handmatig plaats. A.S. Watson besloot dit efficiënter te doen en stroomlijnde het beheer van HR- en vastgoeddossiers en contracten via een documentmanagementsysteem. Manager business support Jeroen Luijten vertelt.

A.S. Watson Benelux is marktleider in health en beauty. In Nederland is A.S. Watson bekend van o.a. de winkelketens Kruidvat, ICI PARIS XL, Trekpleister en Prijsmepper.

Informatie centraal opslaan en beheren

A.S. Watson beschikte al jaren over een documentmanagementsysteem, maar haalde hier nog niet het maximale uit. In een documentmanagementsysteem sla je alle informatie binnen een proces centraal op (ook afdelingoverstijgend). Je beheert er eenvoudig documenten en je kunt processen op laagdrempelige wijze digitaliseren en automatiseren.

Veel handmatige handelingen

Jeroen Luijten is manager business support bij A.S. Watson en vertelt: “Ons systeem was destijds opgeleverd voor HR, maar we onderhielden het onvoldoende. Terwijl je met documentmanagement juist processen kan stroomlijnen en automatiseren, zagen we dat er nog veel handwerk in HR-werkzaamheden ging zitten.

Systeem optimaal benutten

Jeroen vervolgt: “Hierdoor ontstond onder medewerkers de beleving dat het systeem niet goed werkte. Daarom gingen we op zoek naar een partner die ons kon ondersteunen het maximale uit het systeem te halen. En om het bedrijfsbreed in te zetten. We wilden bijvoorbeeld ook het contract- en vastgoedmanagement stroomlijnen.”

HR-dossiers digitaliseren

Uiteindelijk hebben we verschillende werkprocessen geïnventariseerd en in kaart gebracht. Daarna zijn we als eerst gestart met het digitaliseren van de HR-dossiers. Zodat alle informatie veilig opgeslagen staat op één plek. En toegankelijk en snel doorzoekbaar is voor de juiste personen.”

Contractmanagement stroomlijnen

Daarna hebben we het contractmanagement opnieuw ingericht. “Onze afdeling Legal beheert zo’n 500-800 contracten. Een deel daarvan werd voorheen in een Excelsheet beheerd, gecombineerd met documenten op een netwerkschrijf. Fysieke kopieën bewaarden we in een kluis. Het overzicht ontbrak. In het documentmanagementsysteem hebben we dit nu samengebracht. Tot slot hebben we ook onze vastgoeddossiers opnieuw ingericht in het systeem. Ons uiteindelijke doel is om de vastgoeddossiers op een gestructureerde manier digitaal beschikbaar te hebben.”

Alle informatie digitaal beschikbaar

Het documentmanagementsysteem is inmiddels beter ingericht voor HR, contract- en vastgoedmanagement. Jeroen is positief: “We hebben al veel stappen gezet sinds de eerste implementatie. Alle benodigde informatie komt steeds meer digitaal beschikbaar op één plek en ook meer toegankelijk voor de juiste personen. We hebben meer inzicht in de actuele status van contracten en personeelsdossiers. Ook de vastgoedgerelateerde documenten komen steeds meer digitaal beschikbaar.”

Meer regie

Het beheer van deze processen, informatie en documenten is voor A.S. Watson vereenvoudigd. Jeroen besluit: “Dit alles zorgt voor veel meer efficiency en kwaliteit. Dankzij de procesoptimalisatie hebben we meer regie over ons documentmanagement. In de toekomst zien we mooie kansen om dit verder te optimaliseren, onder andere via geautomatiseerde workflows.”

E-book: digitaliseren in de praktijk

Ook aan de slag met documentmanagement? In het e-book ‘Digitaliseren in de praktijk’ ontdek je 6 processen om te stroomlijnen met documentmanagement: klant- en personeelsdossiers, postverwerking, bezoekersregistratie, leadmanagement en factuurverwerking.