Digitale handtekening: ontdek hoe ’t zit én versnel je processen

Elke organisatie heeft ermee te maken: documenten die ondertekend moeten worden. Zoals contracten met klanten, leveranciers en medewerkers. Je wilt dat dit vlot én goed gebeurt. Toch zijn de doorlooptijden vaak lang, omdat het document veelal fysiek wordt ondertekend. Een digitale handtekening biedt uitkomst, maar wanneer is die rechtsgeldig? We vertellen je graag meer over de aandachtspunten én kansen.

Belangrijke documenten waarvoor een handtekening nodig is (zoals contracten), printen we vaak en sturen we fysiek op. Het nadeel is de doorlooptijd. Gemiddeld duurt het zo’n 2 weken voordat je het document terug hebt en de verwerking in gang kunt zetten.

Is een digitale handtekening rechtsgeldig?

Hoe zou het zijn als dit véél sneller kan, met minder handmatig werk? Een digitale handtekening is een goede eerste stap. Vaak vragen organisaties mij dan of dat wel rechtsgeldig is. In het geval van geschillen wil je bij de rechter immers aan kunnen tonen dat de handtekening echt is én aan iemand toebehoort.

Natte handtekening goed te analyseren

Bij een ‘natte’ handtekening kan dat via o.a. analyse van biometrische gegevens. Hoe hard is er met de pen op het papier gedrukt? Hoe groot is de afstand tussen de letters? Hoe dik of dun zijn de lijnen?

Drie soorten digitale handtekening

Bij een digitale handtekening ligt dat iets anders. Daarbij is het goed om te weten dat we drie soorten digitale handtekeningen onderscheiden.

1. Gescand: rechtsgeldig maar (eenvoudig) te vervalsen
Dit is een gescande handtekening of een handtekening waar een afbeelding van is gemaakt. Deze variant is rechtsgeldig, toch is het riskant als je in de situatie komt waarbij je moet aantonen dat de handtekening echt van iemand is.

Deze handtekening is namelijk eenvoudig te vervalsen. Iedereen kan immers een plaatje maken van de handtekening van een ander (bijvoorbeeld vanuit een ander document) en dit in een document plakken.

2. Geavanceerd: rechtsgeldig en zeer betrouwbaar
Hier koppelt een algoritme een unieke code aan de digitale handtekening, waarmee je de ondertekenaar kunt identificeren. O.a. de naam, de locatie, het operating system dat je gebruikte en het tijdstip van ondertekenen worden geregistreerd. Software registreert ook biometrische gegevens: hoe hard druk je de muis bijvoorbeeld in om de handtekening te zetten?

Deze handtekening is zeer betrouwbaar. Bijkomend voordeel: na ondertekenen kun je het document niet meer aanpassen. Doe je dit wel, dan is dat zichtbaar.

3. Gekwalificeerd: rechtsgeldig en zeer betrouwbaar, met certificaat van echtheid
Deze handtekening wordt gefaciliteerd door een daartoe geaccrediteerd bedrijf. Het is een geavanceerde handtekening met daarbij een certificaat van echtheid. De handtekening is dan gecheckt én beveiligd via dit certificaat.

Ook hier worden biometrische gegevens en informatie van de ondertekenaar geregistreerd, net als bij de geavanceerde handtekening. Ook kun je het document na ondertekenen niet meer wijzigen. Doe je dit wel? Dan is dit zichtbaar en is het certificaat niet meer geldig.

Een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening is dus aan te raden. Je kunt dan aantonen dat de handtekening rechtsgeldig is. Bovendien versnelt het de doorlooptijd van de ondertekening enorm: de ontvanger heeft het document direct in zijn inbox.

Integratie met documentmanagementsysteem

Software voor een geavanceerde of gekwalificeerde digitale handtekening is een opzichzelfstaande oplossing. Ons advies is om daarbij te kijken naar integratie met een documentmanagementsysteem. Want een digitale handtekening is één, grip houden op de verdere verwerking van het document daarna is twee.

Informatieverwerking stroomlijnen

Met een documentmanagementsysteem digitaliseer, automatiseer en stroomlijn je informatieprocessen. Je beheert daarbij alle stappen, documenten en correspondentie in één centraal systeem. Dit kan afdeling overstijgend, medewerkers van verschillende teams werken dus eenvoudig samen aan een document.

Hoe werkt documentmanagement?

Stel dat je een contract hebt dat een klant moet ondertekenen. Je maakt het contract aan en slaat deze op in het documentmanagementsysteem. Vervolgens definieer je één keer welke stappen er plaatsvinden in het proces en wie hierbij betrokken zijn. Een workflow stuurt het document dan straks automatisch door naar de juiste personen.

Digitaal ondertekenen

Dan de digitale handtekening. Dankzij een koppeling in het systeem voeg je deze eenvoudig toe aan het contract. Zodra je de handtekening hebt gezet, genereert de handtekeningsoftware een certificaat van echtheid. Ook dit certificaat staat veilig opgeslagen in het documentmanagementsysteem.

Zicht op de status

Na ondertekenen stuurt de workflow het contract direct door naar de klant. Die krijgt een mailtje en hij kan direct digitaal ondertekenen. Ook hier worden alle gegevens geregistreerd en een certificaat gegenereerd. Als hij het contract terugstuurt, wordt deze automatisch weer opgeslagen in het systeem. Hierin kun je continu de status zien van het proces. Je ziet waar het contract zich bevindt en wie er op welk moment wat mee heeft gedaan.

Grip op documentverwerking

Na ondertekening kun je het document verder verwerken. Doe je dit met een documentmanagementsysteem, dan richt je ook dit slim in. Het systeem kan het contract namelijk rechtstreeks doorsturen naar bijvoorbeeld de orderdesk. Als deze alle contractinformatie heeft ingevoerd in de systemen, dan stuurt het systeem een taak naar de projectcoördinator. Die kan de projecten gaan inplannen. Zodra hij op ‘voltooid’ in het systeem klikt, krijgt finance de opdracht om de factuur in orde te maken. Is het project afgerond, dan kun je zelfs automatisch een klanttevredenheidsonderzoek in gang zetten én alle uitkomsten centraal opslaan en beheren in het systeem.

Complete processen stroomlijnen

Zo zie je dat je met een documentmanagementsysteem een compleet proces van begin tot eind kunt volgen én stroomlijnen. Een digitale handtekening vormt hierbij voor sommige processen (slechts) één van de stappen. Software voor een digitale handtekening en een documentmanagementsysteem vormen samen dus een krachtige combinatie. Dit resulteert in kortere doorlooptijden, en meer inzicht, grip én controle. Niet alleen rondom de ondertekening zelf, maar wat betreft het volledige proces.

Vrijblijvend advies: laat je inspireren

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.

Lees ons e-book: digitaliseren in de praktijk

Lees ook ons e-book ‘Digitaliseren in de praktijk’. Daarin ontdek je 6 processen om te stroomlijnen met documentmanagement: klant- en personeelsdossiers, postverwerking, bezoekersregistratie, leadmanagement en factuurverwerking.

The post Digitale handtekening: ontdek hoe ’t zit én versnel je processen appeared first on Werktrends.