Documentmanagement bij Interstream Barging

Bedrijven in de scheepvaart hebben dagelijks te maken met een grote hoeveelheid documenten, die allemaal verwerkt moeten worden. Dit geldt ook voor Interstream Barging, één van de grootste binnenvaartbevrachters van Europa. Voorheen gebeurde die documentverwerking handmatig. Om dit efficiënter in te richten, startte Interstream Barging een aantal jaar geleden met digitalisering en automatisering. Business Controller Wilbert de Bie vertelt meer over documentmanagement bij Interstream Barging.

Interstream Barging is één van de grootste binnenvaartbevrachters van vloeibare producten in Europa. Het gaat om onder meer benzine, diesel, chemicaliën en vegoil (eetbare oliën). De organisatie heeft een vloot van ongeveer 125 schepen, waarvan 30 in eigen rederij. Met een laadcapaciteit van ruim 350.000 ton is Interstream Barging dé marktleider in West-Europa.

Tal van documenten

Wilbert vertelt over de omvang van de documentverwerking bij Interstream Barging: “Neem de reisdocumenten. We coördineren zo’n 20.000 transporten per jaar. Voor elke reis verwerken we zo’n 15 documenten. Bijvoorbeeld voor laad- en losactiviteiten, informatie over de lading en veiligheidsvoorschriften. Tegelijk zijn er ook ruim 30.000 inkoopfacturen om te verwerken. En hebben we te maken met tal van contracten en HR-documentatie. Dit zijn onze grootste uitdagingen.”

Geautomatiseerde workflows

Om al deze documenten efficiënter te verwerken, startte Interstream Barging een aantal jaar geleden met een documentmanagementsysteem in de cloud: een integrale oplossing voor informatielogistiek. Wilbert: “In deze cloudoplossing worden documenten centraal verwerkt, opgeslagen en gearchiveerd.”

Eén centrale plek

Samen met een leverancier definieert Interstream Barging een roadmap om de documentverwerking binnen uiteenlopende processen nog verder te stroomlijnen. Wilbert: “We zagen vooral veel potentie voor ons inkoopproces. Met name vanwege de mogelijkheid voor automatische documentherkenning en geautomatiseerde workflows.”

Inkoopfacturen automatisch uitlezen

Het inboekproces gebeurde voorheen namelijk volledig handmatig. Met 30.000 inkoopfacturen per jaar is dat erg tijdsintensief. Met het documentmanagementsysteem kunnen we inkoopfacturen automatisch uitlezen en wordt er meteen een boeking gemaakt. Hiermee zijn ook direct de kosten inzichtelijk. De factuur gaat meteen ons boekhoudsysteem én gelijktijdig ook het goedkeuringsproces in. Handmatig printen, stempelen, scannen en opslaan is niet meer nodig.”

Kostbare tijd besparen

De oplossing levert Interstream Barging veel op. Wilbert: “Dankzij de geautomatiseerde workflows werken we veel efficiënter en hebben we veel meer in- en overzicht. Wekelijks besparen we alleen al op het inkoopproces zeker een halve dag aan tijd. De verwerking van reisdocumenten en inkoopfacturen is nu grotendeels op orde. We willen nu ook aan de slag met onder meer contractbeheer en klantacceptatieprocedures. Hiervoor hebben we de technologie al in huis.”

E-book en webinar: digitaliseren in de praktijk

Ook aan de slag met slim documentmanagement? In het e-book ‘Digitaliseren in de praktijk’ ontdek je 6 processen om te stroomlijnen met documentmanagement, waaronder klant- en personeelsdossiers en factuurverwerking. Kijk het webinar ‘Digitaliseren in de praktijk’ voor nóg meer inzichten over documentmanagement. Ontdek hoe A.S. Watson het aanpakt.