Leasecontracten aanvragen bij HR: van 20 naar 6 handelingen

Als HR-afdeling heb je te maken met veel verschillende processen. Achter die processen – hoe klein ook – gaat vaak een wereld aan documenten en handmatige handelingen schuil. Hoe houd je het in- en overzicht en verkort je de doorlooptijden? Angela de Beer is HR Service Center Manager bij Ricoh en digitaliseerde het proces van leasecontracten aanvragen met de inzet van een documentmanagement systeem. “Voorheen waren we ruim 3 à 4 uur bezig met één aanvraag. Nu is dat nog maar 15 minuten.”

Als HR-manager coördineert Angela de Beer elk jaar zo’n 100 aanvragen van leaseauto’s. Angela: “Hoewel het om een relatief klein proces gaat, was het een erg bewerkelijk traject met veel verschillende stappen, handelingen en diverse personen en partijen die documenten moeten invullen of accorderen.”

Correspondentie via e-mail

Hoe dat voorheen precies ging? Angela vertelt: “Ik managede het complete proces alleen en alles gebeurde via e-mail en telefoon. Allereerst maakte ik het aanvraagformulier aan voor de medewerker dat ik deels (handmatig) invulde met gegevens. Daarna stuurde ik het formulier naar de betrokken HR Business Partner voor akkoord.”

Excelsheets bijhouden

Angela vervolgt: “Alleen al deze beginstappen kenden een behoorlijke doorlooptijd. En dan was de leasemaatschappij nog niet eens in beeld. Die moest de medewerker nog toegang geven tot de configurator voor het uitzoeken van een nieuwe auto. Nadat de medewerker een auto had geconfigureerd, kon het contract opgesteld worden, dat óók weer gecheckt en geaccordeerd moest worden. Ondertussen probeerde ik zo goed en kwaad als het ging de actuele status van het aanvraagproces bij te houden in Excel. Daarvoor moest ik informatie terugzoeken in verschillende e-mails en mappen. Je kunt je voorstellen dat dit veel tijd kost en erg foutgevoelig is. Zo gebeurde het soms dat een medewerker of manager van het proces afweek. Ze mailden dan bijvoorbeeld rechtstreeks naar elkaar. Ik had dus niet altijd overal zicht op.”

Digitalisering via documentmanagement

Al met al telde het proces van leasecontracten aanvragen ruim 20 stappen, werd er veel handmatig gedaan, was de doorlooptijd zeker zo’n 3 à 4 uur en ontbrak het in- en overzicht. Dan ontdekt Angela de kansen van een documentmanagement systeem in de cloud: een systeem waarmee je documentprocessen stroomlijnt via workflows en handmatige handelingen kunt automatiseren. “We maken het aanvraagformulier nu rechtstreeks aan in het documentmanagement systeem. Het systeem vult het formulier zoveel mogelijk automatisch in, dankzij een koppeling met het expiratiebestand van de leasemaatschappij. Dit scheelt ons al veel tijd.”

Slimme workflows

Angela vervolgt: “Nadat de HR Business Partner akkoord heeft gegeven ontvangt de medewerker automatisch een e-mail met het verzoek om het formulier verder in te vullen. Dit doet hij rechtstreeks in Outlook, die is gekoppeld aan het documentmanagement systeem. Als hij klaar is, drukt hij op ‘opslaan’. Dankzij een workflow gaat het formulier nu direct naar de volgende ontvanger voor goedkeuring: in ons geval de betrokken manager. Ondertussen kunnen wij van HR in het systeem via een audit trail precies zien waar in het aanvraagproces we zijn en wie welke actie al wel of juist nog niet heeft gedaan. E-mailen, collega’s aansporen en Excelsheets bijhouden is niet meer nodig. In het documentmanagement systeem kunnen we per actie namelijk een deadline instellen. De persoon die een actie moet ondernemen ontvangt vanzelf een herinnering.”

Altijd inzicht

Is het aanvraagformulier uiteindelijk akkoord door zowel de HR Business Partner als de manager? Dan stuurt het documentmanagement systeem de aanvraag automatisch door naar de leasemaatschappij. Die kan dan de configurator in orde maken. Angela: “Hierbij is geen actie meer van ons vereist, wat enorm veel tijd bespaart. De leasemaatschappij kan gelijk aan de slag. Zodra de configurator klaarstaat, krijgt de medewerker weer een seintje. Dan kan hij een auto configureren en bestellen.”

Efficiënter werken en controle houden

Het gedigitaliseerde proces van leasecontracten aanvragen levert de HR-afdeling enorm veel voordelen op. Angela: “Als HR Service Center Manager hoef ik nu zelf niet alle partijen meer te mailen en reminden. Alle correspondentie is voor iedereen in het HR Service Center eenvoudig terug te vinden in het systeem. Ook kan niemand die betrokken is bij de aanvraag afwijken van het proces. De workflow is vooraf ingesteld en je loopt exact die stappen door. We zijn ook niet meer afhankelijk van één persoon die de leasecontracten managet. Omdat het complete proces inzichtelijk is in het documentmanagement systeem, kunnen we het zo nodig eenvoudig van elkaar overnemen. We kunnen immers altijd en overal de actuele status zien van een aanvraag.”

Angela vervolgt: “En ik hoef geen Excelsheets meer bij te houden. Dit alles bespaart veel tijd. We zijn nu nog maar 15 minuten bezig met één aanvraag in plaats van 3 of 4 uur. We hoeven veel minder handmatig te doen en hebben altijd controle op het proces. Dat zie je ook terug in de proceskosten. We rekenden uit dat het proces ons voorheen 15.000 euro per jaar kostte, nu is dat nog maar 1.000 euro. Het documentmanagement systeem stroomlijnt alles en dankzij de archieffunctie wordt alle documentatie netjes en veilig op één plek bewaard. Dat geeft ons veel rust.”

Toekomstplannen

Of Angela in de toekomst meer processen op het oog heeft om te digitaliseren? Ze besluit: “We zijn nu net gestart met dit proces bij leasecontracten aanvragen en zien dat het werkt en veel oplevert. Voor de toekomst zie ik zeker mogelijkheden om meer HR-processen te stroomlijnen via documentmanagement. Denk aan de onboarding van nieuwe medewerkers, het personeelsdossier en het proces rondom ziek- en betermelding. In de toekomst willen we daarmee aan de slag.”

De voordelen op een rij

• Vereenvoudigd proces
• Minder handmatige handelingen: van 20 naar 6
• Kortere doorlooptijd: van 3 à 4 uur naar 15 minuten per aanvraag
• Lagere proceskosten: besparing van 14.000 euro per jaar
• Grip en controle
• Altijd en overal zicht op de actuele status
• Correspondentie en documenten eenvoudig terugvinden dankzij digitaal archief

Kijk het webinar: grip en controle op je HR-processen

Benieuwd naar meer kansen van een documentmanagement systeem voor HR? Kijk het webinar ‘Grip en controle op je HR-processen’ terug. Hierin ontdek je onder meer via een demo hoe een documentmanagement systeem in de praktijk werkt.

Ontdek meer tips over digitaliseren

Wil je meer weten over digitaliseren? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk in te richten: lees meer informatie over digitaliseren en ontdek praktische tips in het stappenplan Papierloos werken.