nieuws
Met slimme printers naar de cloud
woensdag 20 maart 2024Je staat er misschien niet bij stil, maar de printinfrastructuur in jouw organisatie vormt de basis van de digitale werkplek. Zo spelen printers een cruciale rol in het digitaliseren van papieren documenten en automatiseren van processen. In dit artikel ontdek je hoe je met slimme printers je archiefkasten razendsnel inruilt voor de cloud.
Denk je aan een printer, dan leg je waarschijnlijk direct de link met papieren documenten. Logisch. Maar een moderne multifunctionele printer kan nog zoveel meer dan alleen printen. Het zijn veelzijdige, digitale ‘hubs’. En met een strategische aanpak zorg je ervoor dat de printers meerwaarde toevoegen aan je organisatie. Zo helpen ze je om processen te optimaliseren en maken ze flexibelere manieren van werken mogelijk.
Met printers, voorzien van slimme (cloud)software, digitaliseer je documenten in een handomdraai. Na het scannen worden deze rechtstreeks op de juiste plek opgeslagen. Ook automatiseer je de verwerking van de documenten via op maat gemaakte workflows. Onnodige handmatige handelingen zijn verleden tijd.
Andersom kan het trouwens ook. Met slimme printers print je digitale documenten veilig, snel en efficiënt vanaf elk gewenst device en vanaf elke locatie.
De voordelen van slimme printers
Papieren documenten omzetten naar data in de cloud, wat maakt slimme printers hierin bijzonder?
- Efficiënt: slimme printers scannen documenten en zetten deze om in doorzoekbare bestanden. Voer een zoekterm in en vind eenvoudig specifieke informatie in het document. Dit versnelt de verwerking van documenten en bespaart tijd: medewerkers kunnen zich focussen op hun kerntaken. Bovendien is het mogelijk om met meer collega’s tegelijkertijd aan een document te werken, zelfs op afstand. Dit verbetert de communicatie en samenwerking binnen de organisatie.
- Nauwkeurig: gegevens uit papieren documenten handmatig overnemen is foutgevoelig. Met slimme printers zet je de documenten eenvoudig om in digitale bestanden. Zo hebben medewerkers altijd de juiste, kloppende informatie bij de hand.
- Veilig: in de cloud zijn documenten veiliger te beheren dan op kantoor. Als organisatie kun je bepalen wie toegang heeft tot welke documenten. Bedrijfsgevoelige informatie kun je extra beschermen via encryptie, wachtwoorden en multifactor-authenticatie.
- Duurzaam: door te digitaliseren reduceer je het papierverbruik. Zo verklein je de footprint van je organisatie. Dit komt het milieu én je duurzaamheidsdoelstellingen ten goede.
Printinfrastructuur beheren
Een slim ingerichte printinfrastructuur draagt dus in belangrijke mate bij aan de digitalisering en automatisering van processen. Dit alles inrichten en beheren, kost vanzelfsprekend tijd. Je kunt dit zelf doen, of uitbesteden. Kies je voor uitbesteden? Houd in je zoektocht naar een geschikte partner dan rekening met deze punten:
- Voorbij de technologie: een betrouwbare printleverancier geeft niet alleen advies over technologie, maar over de gehele printinfrastructuur. En biedt inzichten in de kansen voor o.a. documentmanagement, automatisering van processen, productiviteit, efficiëntie en veilige dataopslag.
- Expertise in verandermanagement: heeft de printleverancier een stevig track record in verandermanagement? Dan kan hij je ondersteunen in de adoptie van nieuwe technologieën en manieren van werken. Een belangrijke succesfactor.
- Ervaring met digitale transformatie: een printleverancier met ervaring met transities naar de cloud en procesautomatisering, geeft advies op basis van best practices. Zo’n printprovider kent ook de nieuwste en duurzaamste technologie op de markt en weet hoe je kosten kunt besparen.
- Verstaat je vak: elke organisatie heeft eigen uitdagingen en behoeften. Een printleverancier met klanten in uiteenlopende branches verstaat sneller je vak, kent je vraagstukken en uitdagingen en biedt hiervoor gerichte oplossingen.
- Van mkb tot grootzakelijk: wees er zeker van dat de printleverancier services, support en oplossingen biedt die passen bij de grootte van jouw organisatie.
Wil je meer weten over slimme printers en cloud oplossingen? Onze product specialisten staan je graag te woord.