Waar wil jij werken?

Het kantoor van de toekomst staat de afgelopen tijd ter discussie. Het thuiswerken gaat ons zo goed af, dat een derde van de werknemers wereldwijd dit ook in de toekomst wil blijven doen. Steeds meer mensen associëren werken in een kantoortuin met stress, hoofdpijn en vermoeidheid. Maar als we niet meer in de kantoortuin gaan werken; waar dan wel?

Een kantoortuin wordt gedefinieerd als een plek waarin veel medewerkers – minimaal twaalf, gemiddeld vaak rond de veertig mensen – bij elkaar in dezelfde ruimte werkzaam zijn. Er zijn geen scheidingswanden. De achterliggende gedachte is dat de lijnen kort zijn en de communicatie makkelijk. Dit zou de productiviteit ten goede komen. Maar daar zijn de meningen inmiddels over verdeeld.

Wanneer bedrijven niet met een kantoortuin werken, zijn ze vaak nog actief in een zogeheten cellen-constructie. In deze vorm heeft ieder een eigen kantoor, of hooguit gedeeld met twee à drie collega’s. In deze andere, uiterste, vorm van samenwerken krijg je als werknemer weinig prikkels. Een gezonde dosis externe prikkels en interactie is echter essentieel voor een productieve werkdag. Bovendien is het ‘verplicht’ samenzitten ook niet ideaal voor de productiviteit. Wanneer de ene collega constant kletst over de zwemles van zijn dochter terwijl de ander een deadline heeft, laat ook deze situatie nogal te wensen over.

Interactie en inspiratie tijdens het werken

Er is dus behoefte aan een gulden middenweg. Een werkplek waarin mensen zich kunnen terugtrekken wanneer er rust vereist is en afstand kunnen nemen wanneer daar behoefte aan is. Of collega’s elkaar kunnen opzoeken voor interactie en inspiratie. Bedrijven gaan dus op zoek naar combinatievarianten. Activity Based Working biedt hierin uitkomst: verschillende mensen verrichten nou eenmaal verschillende activiteiten tijdens hun werk. Hier moet de werkomgeving op inspelen. Zo creëer je niet alleen een ruimte die past bij de taken, maar ook een cultuur van verbinding, inspiratie, vertrouwen en autonomie. Om over een toename in effectiviteit en productiviteit nog maar te zwijgen. In de praktijk betekent dit een combinatie van open en gesloten ruimtes. Door deze mix moeten mensen keuzes maken en zich flexibel opstellen.

Voor elke taak een oplossing

De meeste Nederlandse bedrijven die op zoek gaan naar een nieuwe kantoorindeling komen uit een situatie van een gesloten, of half gesloten, kantoorindeling, met veel aparte kamers. De keuze voor een kantoortuin is dan heel drastisch. In feite blijven dan alleen de buitenmuren overeind en is het verder volledig open. Daarbij is een kantoortuin in de meeste gevallen een opeenstapeling van dezelfde typen werkplekken. Iedereen heeft een bureau met een stoel. Waar je ook gaat zitten: het aanbod is hetzelfde. Een Activity Based-kantoor heeft veel meer te bieden, voor elk soort taak dat je doet is er een aansluitende werkplek. Hierbij zijn vier zaken van belang.

1. Wissel open en gesloten ruimtes af. Met alleen af en toe een wandje plaatsen ben je er niet. Zo is er ‘groot open’ voor als je mensen wil ontmoeten en ‘groot gesloten’ voor een overlegsituatie. Met een ‘klein gesloten’ ruimte kun je geconcentreerd werken zonder al te veel externe prikkels. ‘Klein open’ laat je met je team samenzitten en vragen stellen.
2. Ga voor diversiteit aan faciliteiten, kies dus niet één type werkplek voor iedereen. Er is ruimte voor een flink aantal bureau-met-stoel-combinaties, maar denk ook eens aan soft seating (bankjes), sta-hokjes en belruimtes. Ook de aankleding per ruimte moet variëren. Wissel serene ruimtes bijvoorbeeld af met expressieve, creatieve kamers. Er moet wat te kiezen zijn.
3. Zorg voor voldoende werkplekken. Het komt nog maar al te vaak voor dat iemand die om drie uur ’s middags vanuit een afspraak nog naar kantoor komt, geen geschikte werkplek meer heeft. Bij een bezettingsgraad van zeventig procent moet er honderd procent aan zitplekken beschikbaar zijn. Natuurlijk kan het voorkomen dat een type werkplek op een bepaald tijdstip heel populair is. Maar zolang dat een uitzondering blijft en geen regel, is daar prima mee om te gaan.
4. Praat altijd eerst met je medewerkers voordat je al te drastische veranderingen doorvoert. Betrek mensen bij het proces, neem hen serieus, en bovenal: kijk naar wat zij aan verandering aankunnen. Mensen zijn nou eenmaal gewoontedieren. Té veel verandering in een keer kan mensen ontwrichten – en dat werkt weer averechts op de productiviteit.

Nu bedrijven zich in de ‘war for talent’, die ondanks de crisis nog steeds gaande is, kunnen onderscheiden in hun aantrekkelijkheid als werkgever, is een prettige en verantwoorde werkomgeving essentieel. Een Activity Based kantoor wordt alleen maar positief ontvangen. Vooral het zelf kunnen kiezen waar en hoe een werknemer die dag werkt draagt enorm bij aan zijn of haar productiviteit. En dat wil uiteindelijk toch iedereen?