Webinar: grip op je HR-proces door te digitaliseren

HR-processen effectief managen, met meer plezier en in minder tijd. Hoe pak je dat aan? Tijdens het webinar ‘Grip en controle op je HR-processen’ liet ik zien hoe je met een documentmanagementsysteem deze processen eenvoudig digitaliseert en automatiseert.

Met 25 jaar ervaring in procesoptimalisatie heb ik bij veel HR-afdelingen een kijkje in de keuken gekregen. Wat mij hierbij altijd opvalt is dat HR met zo ontzettend veel informatie en documenten werkt. Dat is ook niet vreemd, want HR is de spil van de organisatie. HR-professionals hebben te maken met alle afdelingen, simpelweg omdat medewerkers bijvoorbeeld: in dienst komen, vakantie aanvragen, declaraties indienen, zich soms ziek melden en op een zeker moment uit dienst treden. Zo bestaan er voor  zowel de instroom, doorstroom als uitstroom veel processen, met elk een breed scala aan documenten.

Het overzicht ontbreekt

Wat me ook opvalt is dat bij veel HR-afdelingen het overzicht van al die processen (en documenten) een knelpunt is. Dit komt in de eerste plaats omdat er bij elk proces verschillende personen en afdelingen zijn betrokken. Dat hoeft geen probleem te zijn als je alle documenten netjes op één centrale plek bewaart. Zodat je alle informatie en correspondentie altijd weer eenvoudig terugvindt. Alleen is dat meestal niet het geval. Vaker staan alle documenten verspreid opgeslagen door de organisatie: in systemen en bedrijfsapplicaties, e-mailboxen, papieren archieven en netwerkmappen. Vind dan maar eens met één druk op de knop bijvoorbeeld een volledig en actueel personeelsdossier. Of de laatste status van een recruitmentproces, beoordeling of vakantieaanvraag. Vaak wordt er handmatig met checklists gewerkt. Dat kost veel tijd, is omslachtig en bovendien erg foutgevoelig.

Extra uitdaging: wet- en regelgeving

Daar komt bij dat je als HR-afdeling te maken hebt met wet- en regelgeving. Hoe waarborg je aantoonbaar de privacy en security? Hoe ga je om met bewaartermijnen voor bijvoorbeeld cv’s, identiteitsbewijzen en rijbewijzen? Hoe toon je aan dat je als organisatie aan bepaalde voorwaarden of zorgplicht hebt voldaan? Denk aan een situatie waarin een medewerker langdurig ziek wordt (Wet verbetering poortwachter). Of aan ontslag, waarbij je als werkgever documenten moet kunnen overleggen waaruit blijkt dat je er alles aan hebt gedaan om ontslag te voorkomen. Kun je dit niet, dan ligt een ontslagvergoeding op de loer.

Documentmanagementsysteem voor HR

Het is dus belangrijk dat je de HR-processen goed borgt in de organisatie. Dit kan door te digitaliseren via een documentmanagementsysteem. Dit is een systeem waarin je alle documenten, informatie en correspondentie rondom het HR-proces centraal én 100% veilig opslaat in de cloud. Handmatig checklists bijhouden in Excel, documenten terugzoeken in mapjes en e-mails en collega’s nabellen of e-mailen is niet meer nodig. Want alles wordt geregeld vanuit het systeem en je ziet altijd waar in het proces je bent. Bovendien kan je alle informatie tijd- en plaatsonafhankelijk inzien, delen en bewerken. Essentieel nu we steeds vaker op afstand werken.

Workflows

Neem het personeelsdossier. Alle denkbare documenten, informatie en correspondentie van personeel sla je op in het documentmanagementsysteem. Door specifieke indexkenmerken aan het document toe te voegen, vind je ze later altijd snel weer terug. Daarbij stel je vooraf één keer een workflow in. Je koppelt dan bijvoorbeeld een bewaartermijn aan een bepaald type document. Het systeem verwijdert het document automatisch na de bewaartermijn uit het systeem.

Wie voert welke actie wanneer uit?

Je geeft in de workflow ook aan wie wanneer welke actie moet uitvoeren. Het systeem leidt je dan telkens naar de volgende stap. Medewerkers kunnen hier niet vanaf wijken. Stel dat je voor een bepaalde datum een handtekening nodig hebt van een collega, dan kun je een deadline instellen. De betrokken medewerker krijgt automatisch reminders via e-mail als hij een bepaalde actie niet op tijd dreigt uit te voeren. Zo versnel je de doorlooptijden van elk HR-proces. Daar komt bij dat het systeem bijhoudt wie op welk moment een document heeft bekeken of bewerkt. Of wie welke actie heeft uitgevoerd. Dat is handig, want je weet altijd wáár in het proces je bent.

Security en autorisatie

Dan de security. Ook die is verzekerd. Want het is tot op documentniveau mogelijk om autorisatieniveaus toe te kennen aan medewerkers. Je kunt je voorstellen dat de HR-manager toegang moet hebben tot alle personeelsdossiers. Maar een finance-manager heeft alleen toegang nodig tot specifieke documenten van zijn team. En de medewerker op de afdeling mag alleen zijn of haar eigen documenten inzien waarvoor autorisatie is gegeven. Dankzij de audit trail die het systeem bijhoudt, maak je daarnaast aantoonbaar dat onbevoegden nooit toegang hebben gehad tot persoonsgevoelige informatie.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Bekijk het webinar!

De mogelijkheden van digitaliseren middels een documentmanagementsysteem zijn eindeloos. Zo is het mogelijk om medewerkers rechtstreeks vanuit het documentmanagementsysteem bepaalde formulieren te laten invullen. Denk aan:

• formulieren voor declaraties en verlof.
• een onboarding-formulier waarmee alle noodzakelijke afdelingen worden geïnformeerd.
• een formulier waarmee je taken geeft aan afdelingen. Bijvoorbeeld om gebruikerslicenties te activeren of bedrijfsmiddelen te bestellen.

Ben je benieuwd hoe dat in de praktijk werkt? Kijk het webinar terug. In een demo laat ik het je stap voor stap zien én ontdek je de voordelen van digitaliseren voor jouw organisatie.

Ontdek meer tips voor digitaliseren

Wil je dat medewerkers altijd prettig en soepel (samen)werken op afstand, doordat zij informatie altijd en overal bij de hand hebben? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer over digitalisering en ontdek praktische tips in het stappenplan Papierloos werken.