Zorgt het ‘nieuwe normaal’ straks voor nieuwe afdelingen?

Werk zoveel mogelijk thuis. Dat is al bijna een jaar het advies vanuit de overheid . De belofte van een gevaccineerd Nederland laat organisaties opnieuw nadenken over hoe hun werkplek er ‘na corona’ uit gaat zien. In een eerder artikel schetsten we al een beeld hoe corona invloed heeft op het kantoor, zoals we dat kennen. Maar ook afdelingen zijn nooit meer hetzelfde. Wat betekent ‘het nieuwe werken’ voor bijvoorbeeld IT- en HR-afdelingen? En wordt het niet tijd dat we nieuwe, alles overkoepelende functies creëren?

Eén van de zaken die de coronacrisis duidelijk maakte, is dat er grofweg twee typen ondernemers zijn: proactieve en ‘overlevende’. Beiden schoten ongeveer een jaar geleden in een reactieve modus. Wat moeten we doen om ‘corona proof’ te zijn? Hoe houden we onze werknemers productief? De ene (proactieve) ondernemer zag al snel dat het nieuwe werken vooral ook kansen bood. Dat het bedrijf ook sterker uit de crisis kan komen. De ander heeft, ook nu nog, dat overzicht niet. En is alleen bezig de zaak overeind te houden.

HR-afdelingen: hybride werken wordt de standaard

Uit onderzoek van TNO blijkt dat een kwart van de mensen ‘grotendeels’ thuis wil blijven werken. Anderen zien een hybride manier van werken voor zich, waarbij zij in deeltijd thuis of op kantoor zijn. Dat zijn signalen die HR-afdelingen niet kunnen negeren. Dit stelt hen voor nieuwe uitdagingen. Mensen leerden dat de extra vrijheid, de weggevallen reistijd en de flexibiliteit hen goed doet, en werkgevers zagen dat medewerkers hartstikke productief bleven in hun thuiskantoor. Dit is een waardevolle les voor ondernemers: vertrouwen loont. Hoe vertaal je dat vertrouwen in arbeidsvoorwaarden? Dat is één van de uitdagingen voor HR.

Human Resources hield zich in 2020 bezig met de acute uitdagingen van ‘het nieuwe normaal’. Hoeveel personeel had de organisatie per se op locatie nodig? Beschikte het personeel over de juiste middelen om thuis te werken? Hoe gingen zij om met psychische stress van de pandemie? De meesten van die vraagstukken zijn inmiddels beantwoord, of de zaken ‘lopen’. Maar de reactie op nieuwe gebeurtenissen in 2021 moet omgezet worden in beleid. Hoeveel mensen willen we straks op kantoor hebben, en vooral ook waarom? E-mails beantwoorden kunnen we allemaal vanuit huis. Voor creatieve brainstorms is het kantoor nog altijd essentieel. HR-managers moeten dat erkennen, in kaart brengen en het beleid daarop aanpassen. Wie wordt er wanneer verwacht? Maar ook: wie wil er wanneer aanwezig zijn? En hoe faciliteren we dat? In hoeverre organisaties daar al antwoord op hebben is de vraag. Het enige foute antwoord komt in ieder geval van organisaties die hun kop in het zand steken, en doen alsof die uitdagingen niet spelen. WerkTrends schreef in 2017 al over de snel veranderende manier van werken. Corona heeft die trends alleen maar in de vijfde versnelling gezet.

IT-afdelingen: van faciliteren naar managen

Toen de werknemers massaal van het kantoor naar de thuiswerkplek verhuisden, kregen IT-ers een stortvloed van aanvragen over zich heen. Honderdduizenden mensen moesten in het thuiswerken gefaciliteerd worden. De verkoop van PC’s, laptops en andere hardware ontplofte. Volgens NU.nl verkocht de branche in 2020 voor het eerst sinds 2008 méér computers dan het jaar ervoor. De markt voorspelt een tekort aan hardware dat nog tot 2022 gaat duren.

Mensen werken thuis met ‘een laptop van de zaak’. Dat zorgt ervoor dat de grenzen tussen zakelijk- en thuisgebruik voor de hardware vervagen. De Macbook verandert na vijven in een Netflix-scherm. Dit brengt enorme eisen voor de cybersecurity van bedrijven met zich mee. Met het toegenomen gebruik voor eigen doeleinden mag ook de verantwoordelijkheid van de medewerker mee groeien. Het is helemaal niet gek als de IT-afdeling van medewerkers vraagt of zij zelf kleine mankementen op kunnen (laten) lossen. Of dat zij zelf zorgen dat ze de juiste softwarepakketten op hun laptop hebben draaien: voor zakelijk gebruik én privé. Werknemers laten al een jaar zien dat zij zich prima aanpassen aan nieuwe werkomstandigheden. Zij kunnen dit dus ook leren. De vraag is of organisaties hen die verantwoordelijkheid durven geven.

Een standaard blauwdruk voor de laptop van de zaak bestaat namelijk niet meer. Het is dus niet nodig, en bovendien financieel gezien onverstandig, om 500 medewerkers allemaal hetzelfde standaardpakket mee te geven. Iemand van finance heeft bijvoorbeeld geen Indesign nodig. Een grafisch ontwerper heeft een sterkere processor nodig dan een tekstschrijver. Maar als IT-er heb je ook niet de tijd om die 500 medewerkers maatwerk te geven. In plaats van uit te voeren, moeten ze lesgeven en faciliteren. Iedereen wordt zelf een beetje IT-er. En iemand die er écht verstand van heeft, kijkt mee als het moet.

Tijd voor een nieuwe stoel in de boardroom

Met IT en HR noemt dit artikel twee afdelingen, die hun werkzaamheden enorm zagen veranderen tijdens de coronacrisis. En voor wie het werk de komende jaren niet meer hetzelfde zal zijn. Het zou fout en incompleet zijn om te doen alsof zij de enigen zijn voor wie de toekomst ‘anders’ is.

Hoe gaan we het gebouw efficiënt en duurzaam gebruiken bij een mindere bezetting? Dat zijn vraagstukken voor facility managers. En mogelijk voor iemand van gebouwbeheer. Hoe veranderen de kosten voor de organisatie, de beloningen van personeel, en andere zaken? Daar buigt HR zich over. En waar de uitdaging voor de één stopt, heeft het probleem ongetwijfeld raakvlakken met een andere tak van sport. Dat zou iemand moeten overzien. Bij de meeste organisaties ontbreekt zo’n profiel nog in de boardroom.

Of zo’n profiel er komt, hangt af van hoe de organisatie met de huidige situatie omgaat. Teruggrijpend op de eerste alinea’s: zien zij de nieuwe situatie als een kans? Dan komt er méér overkoepelende samenwerking tussen verschillende disciplines en afdelingen binnen de organisatie. Waarbij HR & IT (nog) nauwer samenwerken. Waarbij de bedrijfsvoering binnen facility naadloos aansluit bij wat voor HR wenselijk is. Misschien moeten we zelfs nieuwe namen en labels plakken op functies die vanaf 2021 simpelweg ‘anders’ zijn. Meer behoudende organisaties doen dat waarschijnlijk niet. Zij plukken daardoor de vruchten niet van wat achteraf een waardevolle tijd kan blijken.

Ontdek meer tips voor samenwerken op afstand

Wil je ook dat medewerkers altijd en overal prettig samenwerken op afstand? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer informatie en ontdek praktische tips in het whitepaper.